AUDITORIA DE FRETE: Como ter segurança de que o valor que a transportadora cobrou está correto?

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

 

Se você é responsável pela auditoria de frete ou é gestor de logística, sabe que a conferência dos valores é uma das tarefas mais importantes nessa área. 

Fazer as conferências dos valores documento por documento leva muito tempo. Além disso, quando fazemos a mesma tarefa por muito tempo e olhando vários números, nosso cérebro acaba ficando “cansado” e com certeza passam informações despercebidas. 

E, de certa forma, qualquer valor errado que você liberar para pagamento pode prejudicar todo o financeiro da empresa. E o seu nome e sua assinatura estarão lá garantindo que tudo está de acordo com o combinado e que você conferiu todos os valores. 

Por isso, é primordial ter a segurança de que o valor que a transportadora cobrou nos documentos está de acordo com a tabela de frete combinada. 

Lendo a matéria até o fim, você vai descobrir como ter segurança dos valores e como automatizar as conferências de frete. 

 

A sua auditoria de frete ainda é manual?

Se você faz a auditoria de frete manualmente, sabe como é trabalhoso, demorado e que pode passar alguma informação despercebida, não é mesmo? 

Quando os processos são feitos manualmente é comum perder dias de trabalho seu ou de um funcionário, pois precisará focar os esforços para conferir CT-e por CT-e, fatura por fatura, e ainda terá de verificar com o transportador sobre os valores incorretos. 

Na maioria das vezes a transportadora não informou o valor incorreto de propósito. Um zero digitado a mais ou uma vírgula no lugar errado já muda, consideravelmente, o valor final. Também pode ter acontecido algo no percurso e foi necessário que a transportadora incluísse algum adicional que não estava combinado inicialmente. 

E, mesmo depois de todo esse processo, você não tem nenhuma garantia que todos os valores estão corretos, pois como a conferência é manual e por amostragem pode haver erros, e isso é normal. 

Outro ponto importante e que você precisa levar em consideração é que ao fazer a conferência e auditoria de frete manualmente, é necessário ter uma habilidade muito grande em planilhas e qualquer fórmula digitada errada pode bagunçar todo o seu controle. 

E se quiser chegar o mais próximo possível da realidade, na auditoria de frete manual, a sua atuação será em todos os documentos, sem exceção, pois você não saberá qual está divergente e qual está correto. 

 

Como ter segurança dos valores da auditoria de frete usando a tecnologia?

A tecnologia já dominou o nosso dia a dia. Praticamente tudo o que fazemos é por meio dela. Quando queremos conversar com um amigo que mora em outra cidade, comprar uma roupa ou até ler um jornal, por exemplo, é muito mais comum hoje em dia fazermos essas tarefas por meio da internet. 

No ambiente de trabalho não é diferente. Trabalhar com a tecnologia a seu favor é trabalhar com inteligência, e investir em um sistema para gestão da logística é o caminho para ter sucesso em seu setor. 

Um ótimo exemplo de como a tecnologia te ajuda com a segurança da auditoria de frete é o TMS embarcador Active OnSupply, que te dá todo o detalhamento dos fretes e você atua somente na exceção. 

Quando há uma divergência de valor você sabe exatamente em qual campo foi a diferença cobrada pelo transportador, pois o Active OnSupply informa qual foi a tabela de frete utilizada e salva todo o histórico do cálculo 

 

Um caso bem legal é o da empresa Track&Field, uma marca conhecida de roupas esportivas, que para auditar os fretes utiliza o sistema de gestão logística Active OnSupply. O gerente de logística conta que eles conseguiram reduzir 1 dia de trabalho de conferência para cada fatura enviada pelo transportador! Parece até exagero, não é mesmo? Mas é só trabalhar com tecnologia certa que funciona. Veja o relato completo → 

 

Meu diretor não aprova o investimento, e agora?

Em muitas empresas, a logística não é vista com “bons olhos”. Normalmente é um setor que fica até isolado dos demais. Então, você sendo o gestor da área precisa mostrar que o seu setor é tão importante quanto qualquer outro. E dependendo da situação, é até o mais importante.  

Você já parou para pensar que sem a logística a empresa não entregaria os produtos e não haveria faturamento? Se o seu setor parar, a empresa toda para também. 

E, quando levamos para a diretoria a ideia de implantar um sistema TMS na empresa para auxiliar, principalmente, na auditoria de frete, o diretor pode até pensar que o valor está caro e que o investimento pode ser utilizado em outra área ou demanda. 

Mas será que ele já fez a conta do quanto perdeu de dinheiro de frete que foi pago errado? É comum que a auditoria de frete feita por amostragem ou por planilhas, passe algum valor despercebido. Talvez se ele fizesse a conta, ele perceberia que o investimento que ele faz de R$50 mil é para não perder R$300 mil. Cabe a você, como gestor, alertá-lo sobre esse risco e levar soluções para melhorar a logística e os resultados da empresa como um todo. 

Então, ter um sistema de gestão de pagamento de fretes e controle da logística é fundamental para você garantir a acuracidade da cobrança do transportador e saber exatamente para onde está indo cada centavo do dinheiro da empresa. 

Então, o que falta para você dar o passo que vai transformar e trazer visibilidade para a sua logística? 

Conheça o TMS embarcador Active OnSupply e veja como simplificar sua operação usando tecnologia → 

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