Será que você está tomando DECISÕES ÀS CEGAS na sua logística? Veja como ter GESTÃO À VISTA

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

 

Quando está no trânsito, dirigindo o seu carro, você não para no acostamento a cada hora para conferir a temperatura do motor, os níveis de água ou óleo, certo? O painel já tem essa finalidade de disponibilizar todas as informações importantes para que você siga com sua viagem em segurança. 

Agora pensa comigo, se no carro tem um painel para você só olhar e já saber o que está acontecendo, por que você precisa parar a sua operação logística para saber o que está acontecendo com ela? 

E se você já tem um controle com todas as informações da sua operação, mas não tem a gestão à vista, é o mesmo que ter uma Ferrari sem os pneus, não vai te levar a nenhum lugar. 

Se você é gestor de logística, leia esta matéria até o final para descobrir como parar de tomar decisões às cegas aí na sua operação e ter visibilidade em tempo real. 

 

O que é gestão à vista na logística?

Para contextualizar, a gestão à vista é um método de gerenciamento em que as informações sobre o desempenho da operação ficam facilmente visíveis para toda a equipe. 

Por meio de dashboards, relatórios, gráficos e indicadores de desempenho, você visualiza facilmente as informações como metas, resultados e andamento das entregas. 

Nas empresas, é bem comum que esses dashboards e indicadores fiquem visíveis em televisões dentro de cada departamento. Dessa forma, todos da equipe acompanham o andamento e, se necessário, tomam ações mais rápidas para não comprometer as metas. 

Para saber mais sobre esse termo, veja essa outra matéria aqui no blog. 

 

Os principais riscos de tomar decisões às cegas na logística

Se você não tem visibilidade dos números da sua operação, alguns dos principais riscos de estar às cegas na sua logística são: 

Não saber se a decisão tomada foi a melhor: quando precisamos tomar uma decisão, independentemente da finalidade, nos esforçamos para que ela seja a melhor para aquele momento. 

Você só saberá se aquela decisão foi a mais certeira quando os resultados começarem a aparecer. Porém, como você garante que aquela foi a melhor escolha se não tiver os registros e sem uma gestão à vista para acompanhar? 

Não saber onde procurar e demorar horas para ter as informações que precisa: ter uma ação com base no achismo não funciona mais, poderia funcionar 10, 15, 30 anos atrás. Hoje, com a tecnologia, o processo decisório precisa ser embasado em informações geradas em tempo real. 

Tendo o controle do que está acontecendo em sua logística, você pode gerar dados para cruzar as informações e ter a gestão à vista para ter uma ação mais estratégica. 

Ser reativo aos problemas: um dos grandes problemas do gestor de logística é ser reativo e esperar o problema acontecer para ir atrás da solução. É o famoso “viver apagando incêndio”. 

Por exemplo, deixar o cliente reclamar para só depois tomar uma ação não te dá a chance de reverter o problema, apenas de “apagar o fogo” naquele momento. Mas as consequências irão chegar no futuro, e esses problemas continuarão se repetindo. 

Ficar refém da informação de terceiros: se para saber sobre o andamento de uma entrega você depende de ligar ou acessar o site da transportadora, você está perdendo um tempo desnecessário com essa atividade. 

Se tiver um painel de gestão à vista com os principais indicadores da sua operação, vai ser só olhar a tela para saber qual parte da logística precisa de sua atuação estratégica. 

 

Por que você deve investir em gestão à vista na sua logística?

Se quando seu diretor te pede alguma informação, por exemplo qual o valor de frete por quilo transportado, você precisa parar tudo o que está fazendo para pesquisar em planilhas ou fazer várias contas, pode ser que quando você finalmente tiver a resposta, ele nem precise mais. 

Está tudo bem usar planilhas para fazer uma análise detalhada dos dados e relatórios, porém depender desse tipo de arquivo para ter uma decisão rápida pode ser bem complicado. Sem um painel de gestão à vista, você tem que passar horas interpretando as informações para conseguir tomar uma decisão. 

Então, investindo em uma gestão à vista na logística você garante:

Visibilidade e engajamento para toda a equipe: se as metas estão visíveis, a equipe se motiva para atingi-las. E se você tiver indicadores estratégicos sobre o andamento das metas, por exemplo, só de olhar cada um já sabe como está seu desempenho em relação as metas. Assim, conforme a equipe for atingindo os resultados estabelecidos, as informações são atualizadas em tempo real.   

Você pode, inclusive, contar com as cores para ajudar na interpretação dos gráficos e relatórios. Por exemplo, e o indicador estiver na cor verde, entende-se que está tudo indo bem, agora se estiver amarelo ou vermelho é um ponto crítico e precisa de sua atenção. 

Agilidade no processo decisório: você já fez as contas de quanto tempo perde quando precisa tomar uma decisão? Tem que acessar as dezenas de planilhas, ligar para parceiros de transporte, consolidar os dados, depois montar filtros para ter a informação mais precisa. 

Só nessa “brincadeira” já se foi uma semana. Até ter a informação, já passou tanto tempo que nem terá mais valia. 

Tendo a gestão à vista, você consegue se antecipar aos problemas e o seu processo decisório fica mais rápido e certeiro. Na correria de hoje quem espera o problema acontecer para tomar ação, acaba sendo “engolido” pela concorrência.  

Análise estratégica: se a informação já estiver pronta para você só “bater o olho”, sem precisar preencher planilhas ou compilar dados de vários lugares, facilita muito seu processo decisório. Tendo a gestão à vista na sua logística em vez de perder tempo com trabalho manual, você fica disponível para fazer a parte mais importante do processo, a análise estratégica.   

Identificação de erros e melhorias: se você colocar os gráficos e relatórios em uma televisão dentro do departamento, a informação fica disponível “na cara” de todo mundo. Assim é muito mais fácil e simples de identificar o que está saindo do planejado. E o mais importante é ter essa visibilidade em tempo real. 

Ficar sabendo do erro ou do problema só depois que ele aconteceu, não permite atuação. Ter visibilidade do que está acontecendo na mesma hora te dá uma amplitude de ação muito grande. Assim você deixa de ser reativo, tomando uma ação só depois que o fato já aconteceu, e passa a ser proativo, se prevenindo aos problemas e trazendo soluções.   

 

Qual a melhor maneira de ter gestão à vista na sua logística?

É normal que quando vamos iniciar a gestão à vista a primeira ferramenta que vem em mente é a famosa planilha online, e está tudo bem! 

Se você optar por ter um controle por planilhas, o que precisa ser levado em consideração é o tempo que vai perder para registrar e consolidar os dados. Planilhas são ótimas e muito flexíveis, porém têm que ser usadas com sabedoria e moderação. 

Houve um estudo na University of Hawaii feito pelo professor Ray Panko que descobriu que em média 88% das planilhas Excel contém erros. Em uma etapa tão importante que é a gestão da sua logística, o ideal é utilizar uma ferramenta em que você possa confiar e que te dê segurança de que as informações estão corretas. 

Pensando nisso, a melhor maneira de ter uma gestão à vista eficiente é apostando em tecnologia para automatizar esse trabalho. Dessa forma, você não precisa se preocupar e perder tempo com trabalhos manuais e a informação será atualizada em tempo real. Você até consegue fazer em planilhas, mas todo trabalho manual está sujeito a erros. Por isso, a tecnologia de um sistema TMS automatizado é muito mais confiável. 

Por exemplo, o sistema TMS Active OnSupply é ótimo para te ajudar com essa situação, pois já cria automaticamente dashboards essenciais para a sua logística. Sem contar que todas aquelas informações que você perde horas ligando para os transportadores para saber, já estarão disponíveis no portal. 

E, caso o transportador não tenha atualizado as informações, o próprio portal faz essa cobrança, você nem vai se preocupar. Além disso, é possível integrar as informações dos sistemas das transportadoras com o TMS, automatizando todo o processo, evitando erros. 

Se você quer parar de tomar decisões às cegas na sua logística e ter uma gestão à vista, não perca mais tempo!  

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