O que é e como aplicar GESTÃO À VISTA na sua operação logística?

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

Todo departamento de uma empresa precisa ter sucesso! E como saber se está indo no caminho certo se você não tiver essa tal da gestão à vista, a visibilidade do andamento dos processos? 

E um dos departamentos que mais precisa de atenção para evitar problemas é a logística. Já parou para pensar quanto uma entrega feita errada pode trazer de prejuízos para a empresa? 

Imagine que o cliente mais importante da empresa fez um grande pedido. No momento da coleta, você informou ao transportador que ele deveria dar prioridade naquela entrega, porém você não consegue acompanhar os pedidos de uma forma fácil, precisa sempre entrar em contato com o parceiro de transporte. 

Como tem outras atividades para serem feitas, chegou o prazo da entrega e você nem se deu conta, “seguiu a vida” como em qualquer outro dia. Passou o momento da entrega e o seu cliente liga informando que não recebeu o pedido e precisa de um posicionamento urgente.  

Aí vem aquela correria: você liga para a transportadora que não te atende, você acessa o site para ver o rastreio e está desatualizado, a planilha não abre, o computador trava, o cliente te liga outras centenas de vezes já muito insatisfeito porque ainda não recebeu nenhuma informação… vira uma bola de neve. 

A falta de uma gestão à vista possibilita que esse tipo de problema aconteça com mais frequência, já que você não tem as informações facilmente. 

Se isso acontece ou já aconteceu com você, lendo a matéria até o fim você vai descobrir como a gestão à vista te ajuda a evitar esse tipo de situação, o que é gestão à vista e quais as vantagens de implementar em sua logística. 

 

Para começar: O que é gestão à vista?

Nos últimos anos, o termo gestão à vista ou gestão visual tem ficado famoso, mas se você não sabe o que é e quais as suas vantagens fique tranquilo, eu te explico. 

A gestão à vista é um método de gerenciamento em que as informações sobre o desempenho da operação ficam facilmente visíveis para toda a equipe. 

Para simplificar, sabe o painel de controle no aeroporto que mostra os destinos e horários dos voos? Então, é assim que funciona a gestão à vista: por meio de dashboards, relatórios, gráficos e indicadores de desempenho, você visualiza facilmente as informações como metas, resultados e andamento das entregas. 

Nas empresas, é bem comum que esses dashboards e indicadores fiquem visíveis em televisões dentro de cada departamento. Dessa forma, todos da equipe acompanham o andamento e, se necessário, tomam ações mais rápidas para não comprometer as metas. 

Porém, antes de termos a gestão à vista dos processos, precisamos ter as informações registradas e centralizadas. Sem um controle efetivo dos dados, não é possível ter visibilidade. É como começar a guardar dinheiro e não conseguir visualizar como está o investimento.  

 

Benefícios de usar gestão à vista na sua operação logística

Se você ainda não trabalha com gestão à vista, isso pode significar perdas de oportunidades e de melhorias. 

Para começar, o ideal é você ter os dashboards separados por cada operação da logística. Por exemplo, um indicador para as cotações, outro para entregas, custo com frete, performance da transportadora e outros. Dessa forma, caso tenha que resolver um problema, é mais fácil de visualizar onde precisa atuar. 

Aplicando a gestão à vista na sua operação logística você garante diversos benefícios e alguns deles são: 

Aumento do engajamento: a equipe se sente mais envolvida nos processos e na conquista de metas, já que os números estarão visíveis e de fácil acesso. É mais fácil trabalhar para conquistar uma meta quando consegue acompanhar o andamento dela e cada vitória diária, concorda? 

Melhoria contínua e redução de erros: com a gestão à vista, os problemas e os gargalos são identificados em tempo real. Isso permite que você tome ações para resolvê-los mais rapidamente, além de facilitar a identificação de oportunidades de melhorias nos processos e o acompanhamento constante do desempenho contribui para a diminuição de falhas e retrabalho. 

Facilidade e segurança na tomada de decisão: quando as informações estão a mostra é só “bater o olho” que você sabe o que está acontecendo em tempo real. Assim, a gestão fica a vista e você tem mais tempo disponível para fazer a parte mais importante: a análise. 

 

Como ter gestão à vista na sua operação e por onde começar

Se você registra tudo o que acontece em sua operação e quando precisa de alguma informação não tem ideia de em qual arquivo ela está, concorda que seu trabalho está sendo desperdiçado? Então por que não começar a trabalhar esses dados para trazer resultados positivos e melhorar a sua gestão?  

Para começar a ter uma gestão à vista, você deve definir e separar quais informações são necessárias. Por mais que você queira ter visibilidade de tudo o que acontece em sua operação, o ideal é começar um controle por vez. Dessa forma, você dedica esforço para que o dashboard contenha todos os dados que você precisa e garante que você não esqueceu de nada importante. 

Após ter definido qual será o primeiro indicador, precisará centralizar as informações em um lugar padrão. Isso facilitará quando for montar os dashboards, pois não adianta você ter várias planilhas com dados de cotações dos clientes, performance das transportadores, status de entregas se quando precisar de uma informação tem que revirar os arquivos para localizá-las, não é mesmo? 

Por fim, precisa iniciar a montagem do dashboard para, aí sim, você ter uma gestão à vista. E, para alcançar esse objetivo existem duas formas que criar seus indicadores: a manual e a automática. 

 

Como fazer de maneira manual:

Quando as informações já estão consolidadas é mais fácil de trabalhar, pois a partir delas você consegue organizar os dados de acordo com a necessidade daquele momento. 

Montando gráficos e indicadores com as informações que você já registrou, vai começar a ter seus primeiros dashboards para a gestão à vista. 

Existem ferramentas, como o Excel, que oferece algumas sugestões de gráficos e indicadores conforme a planilha utilizada. Você precisará garantir que as informações registradas nas planilhas estão corretas, e não pode esquecer de sempre atualizar para que seu dashboard não fique com informações incorretas.  

Porém, o que precisa ser levando em consideração é que fazer os dashboards de forma manual leva bastante tempo e você precisa ter uma habilidade muito grande com as planilhas. É uma maneira de começar, mas precisa ter em mente que pode ser desgastante e não te dar o resultado esperado, pois o tempo que levaria para fazer análises estratégicas, você estará separando informações para atualizar planilhas. 

 

Como fazer de maneira automática:

A outra forma de ter a gestão à vista é por meio de tecnologia, pois você não precisará atualizar planilhas e montar dashboards. 

Em vez de você perder horas do seu dia, ou da sua equipe, um sistema TMS centraliza as informações sem que você precise lançar manualmente e disponibiliza vários dashboards para a sua operação. É só você colocar na TV e pronto. 

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Lembre-se: a gestão à vista é uma jornada contínua. É importante sempre revisar os indicadores, o formato e a localização dos paineis para garantir que eles estejam atendendo as necessidades da sua operação. 

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