Recebimento de CT-e: Como ter o CONHECIMENTO DE TRANSPORTE sem depender da transportadora

Em vez de ler, que tal assisitr ao vídeo?

 

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Ficar esperando a transportadora enviar o CT-e por e-mail é coisa do passado.

Você, que trabalha com logística, com certeza conhece bem esse tal de CT-e. O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é o documento que registra, para fins fiscais, as prestações de serviço do transporte de cargas realizadas no Brasil. 

Para a sua empresa, que é o embarcador (ou seja, contratou a transportadora para entregar o produto ao seu cliente) o CT-e tem basicamente três utilidades importantes:

1. Pagar a transportadora pelos serviços de frete;
2. Enviar para o setor fiscal fazer a escrituração e outras questões legais da empresa;
3. Fazer a Recuperação de Crédito de ICMS. Dependendo do perfil tributário, sua empresa pode ter direito de receber de volta o ICMS que foi pago pelo transporte. Mas esse é um tema complexo e é um assunto para outro vídeo.

O CT-e é a base para você controlar os valores que a empresa paga de frete, por isso é tão importante recebê-los o quanto antes.

Se o CT-e demora para ser enviado atrasa o trabalho não só da logística, mas de outros setores da sua empresa, como o financeiro e o fiscal, que precisam desse documento para liberar os pagamentos e fazer a escrituração.

Então, é necessário ficar atento e ter um bom controle para ter certeza de que a transportadora envie corretamente, tanto os CT-es quanto as notas fiscais de serviço, para não haver furos no pagamento do frete.

Nesta matéria, vamos revelar pra você uma dica de ouro pra nunca mais se preocupar com o recebimento do CT-e e ter o documento em mãos sempre no dia correto sem precisar ficar cobrando cada uma das transportadoras.

 

Como receber o CT-e que a transportadora emite?

Há duas formas de receber o CT-e da transportadora: a forma simples e a complicada. Como será que você recebe os CT-es hoje? Será que é da forma complicada? Bom, vamos ver.

Na logística, a forma mais complicada e mais demorada de conseguir alguma informação sempre envolve trabalho manual. 

1ª forma: pedir para a transportadora enviar por e-mail:

O problema desse método é que você fica meio que “refém” da transportadora. Então, pra você não precisar ligar e falar com todo mundo na transportadora (da atendente até o dono) só para conseguir os CT-es, é importante combinar e deixar bem claro com o transportador como e quando você precisa receber o documento.

Se você trabalha com várias transportadoras, combine com cada um dos seus fornecedores para que eles enviem os CT-es para um mesmo endereço de e-mail. Fique atento, pois o transportador tem até 7 dias para cancelar o CT-e. Então, combine com eles para enviar também os cancelamentos de CT-e. Assim, você pode atualizar sua planilha e desconsiderar esses valores.

Ah, lembre-se que além de planilhar os CT-es para fazer a conferência, você também vai precisar digitar as mesmas informações no ERP da empresa, para liberar o pagamento e fazer a escrituração fiscal e contábil.

Como são muitas informações para digitar, obviamente vai tomar bastante tempo e muito provavelmente, em algum momento, vai ter um erro de digitação no meio de toda essa informação.

2ª forma: receber os CT-es automaticamente, sem depender da transportadora:

Essa com certeza é bem mais prática e simples. Se você optar pela tecnologia para facilitar o seu trabalho, existem sistemas TMS que fazem isso facilmente.

Assim que a transportadora emitir um CT-e com o nome da sua empresa, o sistema TMS identifica diretamente na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e em pouquíssimos minutos o documento já está disponível para você, sem depender de e-mail. Além disso, com uma integração muito simples é possível enviar o CT-e diretamente para o ERP, sem que você gaste horas digitando as informações.

Há dois formatos de arquivos que te permitem receber o CT-e automaticamente: o EDI e o XML. Algumas empresas trabalham com EDI CONEMB, que nada mais é do que um “arquivo .txt” com as informações básicas do CT-e. 

Ultimamente, as empresas estão optando por receber o XML do CT-e, pois ele é um formato padrão especificado pelo SEFAZ e todas as transportadoras são obrigadas a emitir. Como é um arquivo padrão, todos eles têm a mesma estrutura, independentemente do transportador que está emitindo.

 

Como deixar de ser “refém” da transportadora?

É muito mais simples automatizar o recebimento dos CT-es com ajuda da tecnologia.

Utilizando um sistema TMS moderno, como o Active OnSupply, você garante que todos os CT-es de seus transportadores sejam importados no TMS sem depender da ação deles.

Além, disso, com os CT-es no sistema, o Active OnSupply faz a conferência ou auditoria automática dos fretes. Ele confere todos os campos (taxas, impostos, adicionais), comparando os valores com CT-e com os valores que foram combinados na tabela de frete do transportador, que também já vai estar registrada no sistema.

Se todos os valores estiverem corretos, o TMS aprova automaticamente o CT-e e envia a cobrança direto para o financeiro da empresa. Caso haja divergência, o sistema não aprova o CT-e e mostra pra você quais CT-es não foram aprovados e exatamente em qual campo está a divergência.

Com a conferência de frete automática, além de economizar seu tempo, você consegue fazer a auditoria de 100% dos seus fretes, terá a certeza de que os valores estão corretos e conseguirá reduzir significativamente os custos logísticos. Com certeza isso vai deixar a diretoria muito satisfeita com o seu trabalho. Quem sabe não venha até um aumento, já pensou?

Então, se você quer reduzir os custos logísticos e ser reconhecido pelos seus resultados, solicite contato de um dos nossos consultores e conheça o Active OnSupply.

Conta pra mim aqui nos comentários como você pretende aplicar essas dicas aí na sua logística e depois me conta se deu certo. Se gostou dessas dicas, compartilhe com outros logísticos, vai ser muito útil pra eles também. 

Muito obrigada e até a próxima!