Comprovante de entrega sumiu ou chegou ilegível? Veja como resolver com a Inteligência Artificial

Você já teve uma entrega realizada, mas na hora de provar isso para o cliente, o comprovante simplesmente não ajudava? Documento ilegível, sem assinatura, incompleto ou nem tinha sido enviado pela transportadora. Essa situação ainda é rotina para muitos gestores de logística e custa caro para a operação. 

O comprovante de entrega é o documento que confirma que uma mercadoria chegou ao destinatário, com assinatura e data de recebimento.  

No Brasil, ele tem valor comercial, fiscal e jurídico, servindo de prova em cobranças, auditorias e processos judiciais.  

Então, sem ele, você não tem como comprovar que cumpriu sua parte no contrato de transporte, concorda? 

Leia este conteúdo até o fim e descubra como auditoria de comprovantes de entrega por inteligência artificial vai deixar sua gestão logística muito mais previsível e segura. 

 

Quando o comprovante falha, o problema é maior do que parece

O cliente pede a comprovação e começa uma corrida contra o tempo. Sua equipe para o que está fazendo para procurar documentos, cobrar a transportadora e tentar validar informações, e nem sempre encontra a resposta a tempo. 

O impacto vai muito além da logística. Sem um comprovante válido, o cliente questiona a entrega e você perde horas atrás de uma informação que já deveria estar disponível.  

Além disso, em muitas empresas, o pagamento só é liberado depois que o comprovante é aprovado. Ou seja, um documento mal preenchido pode travar o faturamento e afetar diretamente a conta frete da sua logística. 

No Brasil, apenas dois documentos têm validade legal como comprovante de entrega, a segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico ou o canhoto da Nota Fiscal Eletrônica.  

De acordo com o Convênio SINIEF 06/89, ambos precisam de assinatura e data do destinatário, sem ressalvas, para valer como prova de entrega, e devem ficar arquivados por pelo menos 5 anos para eventuais consultas fiscais e jurídicas. Ou seja, não é só uma questão operacional. Um comprovante malfeito pode virar um problema fiscal lá na frente. 

 

Qual o impacto de um comprovante de entrega malfeito?

Sem uma prova válida, os clientes podem atrasar a liberação dos pagamentos, você terá dificuldades para comprovar que a entrega foi realizada, terá um aumento das contestações e mais tempo perdido procurando documentos. 

Em muitas operações, o comprovante de entrega também faz parte do processo de auditoria e da aprovação do pagamento do frete. 

Quando essas evidências estão organizadas e facilmente acessíveis, a conferência acontece com mais rapidez e a empresa reduz o risco de divergências e custos operacionais causados por processos manuais. 

 

Por que a conferência manual de comprovantes falha?

Na maioria das operações, a conferência do comprovante é manual. Alguém da equipe abre o documento, olha se está legível, confere se tem assinatura, verifica se o número da nota bate com o que foi combinado. Esse processo depende de atenção humana, então falhas passam despercebidas com facilidade, principalmente quando o volume de entregas é alto. 

O resultado é que o problema só aparece quando já é tarde, quando o cliente cobra a comprovação ou quando o faturamento trava porque falta um documento válido. Nesse ponto, resolver custa muito mais tempo (e às vezes até dinheiro) do que teria custado prevenir. 

 

Como a IA audita um comprovante de entrega automaticamente

Pense na facilidade de ter cada comprovante avaliado automaticamente assim que a transportadora envia o documento, sem depender de alguém da equipe abrir e conferir manualmente.  

Legibilidade, presença de assinatura, carimbo, número da nota e do conhecimento batendo com o sistema. Tudo isso validado na hora, com uma nota clara indicando se o documento está aprovado ou reprovado, e o motivo. 

Com esse tipo de conferência automática, o problema deixa de aparecer só quando o cliente cobra. Ele aparece assim que o comprovante chega, com tempo de sobra para regularizar com a transportadora antes que vire uma dor de cabeça maior. 

 

Como usar IA na prática para conferir seus comprovantes de entrega

É bem simples. Basta usar um bom TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) que audite os comprovantes de entrega automaticamente, com inteligência artificial, assim que eles chegam. Assim, você não precisa fazer nada além de receber o documento. 

Por exemplo, o sistema TMS Active OnSupply verifica a legibilidade, confere se todas as informações necessárias estão presentes e se o número da nota e do conhecimento batem com o que está registrado. Ele também identifica se existe assinatura ou carimbo de confirmação de entrega. Cada comprovante recebe uma nota de 1 a 5 e uma justificativa clara do motivo da aprovação ou reprovação. 

Discordou de uma reprovação porque já resolveu o caso direto com a transportadora? Você aprova o documento manualmente com um clique, sem burocracia. 

Além disso, você também ganha relatórios organizados por transportadora, mostrando quem está te devendo comprovante e quem teve documentos reprovados. Isso facilita cobrar quem precisa ser cobrado, na hora certa. 

 

Perguntas frequentes

Quais documentos servem como comprovante de entrega no Brasil? 

A segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico e o canhoto da Nota Fiscal Eletrônica são os dois documentos reconhecidos legalmente. Ambos precisam de assinatura e data do destinatário, sem ressalvas, para valer como prova de entrega. 

 

Por quanto tempo preciso guardar o comprovante de entrega? 

O recomendado é manter o comprovante arquivado por pelo menos cinco anos, prazo alinhado a exigências fiscais e a possíveis auditorias ou processos judiciais relacionados ao transporte da mercadoria. 

 

Como a inteligência artificial do Active OnSupply audita um comprovante de entrega? 

A IA analisa o documento assim que ele chega, verificando legibilidade, presença de assinatura ou carimbo no campo correto e se os números da nota e do conhecimento batem com o que está registrado no sistema. O resultado é uma nota, geralmente de 1 a 5, com a justificativa da aprovação ou reprovação. 

 

A auditoria por IA substitui totalmente a conferência manual? 

Não totalmente. A IA faz a primeira triagem em todos os comprovantes, mas o gestor continua no controle e pode aprovar manualmente um documento reprovado pelo sistema, caso já tenha resolvido a divergência direto com a transportadora. 

 

Quer ver a auditoria de comprovantes funcionando na sua operação? 

Fale com nossa equipe e veja como a inteligência artificial do Active OnSupply pode dar mais segurança e previsibilidade para a gestão dos seus comprovantes de entrega. 

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