Controle de Ocorrências na Logística: Como ter informações centralizadas e não depender do site das transportadoras nem planilhas

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

Se você é gestor de logística, concorda comigo que um dos maiores problemas dessa área é não ter visibilidade e um controle de ocorrências eficiente? 

Por exemplo, se para você saber como está o andamento das entregas precisa acessar vários sites ou enviar planilhas para as transportadoras, é bem provável que se alguma entrega sair do planejamento você só vai saber depois que o problema já aconteceu. 

Com a agilidade das informações que estamos acostumados hoje, não dá mais para esperar o problema acontecer ou o cliente questionar sobre a entrega para só depois tomar uma ação. E se para ter o controle você precisa acessar vários portais das transportadoras para ter os status, você sempre vai trabalhar “atrasado” e tomar ação só depois do feedback do cliente. 

Lendo esta matéria até o fim, você vai descobrir a melhor forma e quais as vantagens de ter um controle de ocorrências. 

 

Para começar: o que é o controle de ocorrências?

O controle de ocorrências é o famoso “tracking”, que nada mais é do que o rastreamento ou monitoramento de todo o passo a passo das entregas. 

O controle de ocorrências é um processo no qual a equipe logística deve ter todo o cuidado, pois é o mais importante para o sucesso do setor. Se não tiver o acompanhando das etapas da entrega, todo o planejamento e o que foi combinado com o cliente pode “ir por água abaixo”.  

Ter um controle efetivo ajuda no desempenho da operação logística, porque você não estará focado em acessar os sites das transportadoras e atualizar “trocentas” planilhas. Eliminando a perda de tempo com essas tarefas manuais, é possível até abrir espaço para os demais profissionais da sua logística trabalharem em melhorias de processo. 

Já parou para pensar em quantos colaboradores você tem aí na sua logística que estão subutilizando o tempo em um trabalho que poderia ser automatizado para que eles focassem em relacionamento com os fornecedores de transporte e clientes? Quem sabe tendo um relacionamento de parceria com as transportadoras você consiga até reduções nos custos de frete. 

 

5 vantagens de ter um controle de ocorrências eficiente na logística

Listamos abaixo as 5 principais vantagens de ter um controle de ocorrências realmente eficiente: 

1 – Informação centralizada

A primeira vantagem (e arrisco dizer que é a mais importante), é ter as informações centralizadas. Ou seja, os status das entregas de todos os transportadores em um único portal. 

Pensa comigo, se você tem 10 transportadoras e cada uma delas possui um site de rastreio diferente, com informações diferentes, logins diferentes… Você vai precisar ter todos esses logins anotados. Quantas vezes você vai precisar acessar esses sites para acompanhar todas as entregas? 

Sem contar que você pode procurar uma entrega no site de uma transportadora e ela estar em outra. Aí vai precisar deslogar, logar em outro site para localizar o pedido. Já cansei só de pensar… É um retrabalho que dá para ser evitado com a ajuda da tecnologia e automatização. 

 

2 – Acompanhamento em tempo real

Tomar uma ação só depois que o cliente reclamou não é uma atitude de um bom gestor. Se você, realmente, está preocupado com o sucesso da sua operação logística sabe que precisa agir preventivamente. 

Com um controle de ocorrências em tempo real, por meio de dashboards e indicadores, você garante sempre estar à frente do problema e não precisa esperar ele acontecer para só depois pensar em uma solução. 

Pensando em simplificar o dia a dia do gestor de logística, desenvolvemos um e-book gratuito sobre como utilizar dashboards e indicadores no transporte e logística.  

 

 

3 – Agilidade na tomada de ações e decisões

Com visibilidade das ocorrências, fica fácil reconhecer quais são os pontos que precisa de atuação. Assim, é possível fazer análises estratégicas para tomar decisões rapidamente e embasadas em dados reais. Os dashboards e indicadores dão uma visão ampla de todos os passos do transporte. 

Se para saber alguma informação sobre a entrega você precisa entrar em contato com a transportadora, esperar o atendente ligar para o motorista e só depois te retornar, até você conseguir analisar o que aconteceu e tomar alguma providência, já passou o dia inteiro. E por ter demorado tanto, pode ser que nem seja mais necessário agir naquele momento e o problema que seria resolvido rapidamente leva um dia todo ou até mais. 

 

4 – Redução de custos

Tendo um controle de ocorrências eficiente você monitora em tempo real tudo o que está acontecendo com o pedido, o que ajuda a reduzir os riscos de furtos ou avarias. 

Imagine que, após coletar a mercadoria, o motorista informou que tudo foi retirado em perfeito estado e sem nenhum problema. Após isso ele seguiu com a entrega e, ao chegar no destino, o cliente informou que não iria receber pois a carga chegou avariada. Nesse caso, como o motorista registrou que estava tudo “ok”, o custo com a devolução e até de uma nova mercadoria será da transportadora, concorda? 

Mas como visualizar essas informações se você não tem os status em tempo real ou, pior ainda, só fica sabendo do problema quando o cliente reclama? Com visibilidade você não dá “chance para o azar”. 

Uma outra estratégia de redução de custo é fazer os pagamentos dos fretes somente com o canhoto assinado pelo cliente. É mais comum do que se imagina o pagamento ser feito sem a confirmação de recebimento pelo cliente. Se a sua operação funciona assim, você sabe dizer o quando de frete que foi pago sem que a mercadoria tenha sido entregue? 

 Esse tipo de bloqueio no pagamento por segurança só é possível se o seu controle de ocorrências for feito em sistemas TMS automatizados.  

 

5 – Disponibilizar informações para os clientes

Quem não gosta de fazer uma compra e saber tudo o que está acontecendo até o pedido ser entregue, ficar atualizando o link do rastreio a cada hora para saber se teve alguma novidade, não é mesmo? 

Porém, se o seu cliente for uma empresa e tiver pedidos fixos, ou seja, toda semana você faz entregas para ele e cada semana é uma transportadora diferente, já parou para pensar no quão desgastante é para ele receber um link ou um acesso diferente para cada pedido? 

Hoje em dia existem portais que centralizam as informações e você consegue monitorar todas as suas transportadoras, as entregas e ainda disponibiliza um único link para o cliente acompanhar o pedido independentemente de quem fará o transporte. 

Sabia que disponibilizar a informação para que o cliente acompanhe o pedido aumenta a satisfação e reduz até as ligações para o SAC? Assim, o cliente terá a autonomia para monitorar o pedido sempre que ele quiser e de onde ele estiver, sem precisar te ligar. 

 

Como fazer um controle de ocorrências na sua logística?

Basicamente, existem duas formas de fazer um controle de ocorrências: 

1. Manual, por planilhas;
2. Automatizado, por sistemas de gestão e dashboards.

Quem está começando a fazer o controle de ocorrências geralmente acaba optando pela forma manual. Mas, com o tempo, começa a perceber alguns obstáculos que acabam dificultando ao invés de facilitar. 

Na opção manual, você precisa acessar os sites das transportadoras, “torcer” para o parceiro ter atualizado o rastreio com a última ocorrência e depois consolidar as informações em uma planilha. Dessa forma, vai chegar um momento em que a sua planilha vai ficar com tanta informação que vai travar e você não vai nem conseguir trabalhar com os dados.  

Sem contar que as informações não serão padronizadas. Por exemplo, quando uma transportadora finaliza a entrega ela pode lançar “entrega realizada com sucesso”, já outra transportadora pode informar “seu pedido foi entregue”. Até separar tudo em uma planilha para depois extrair alguma informação para análise futura, você vai precisar formatar todas as ocorrências e criar o seu próprio padrão. 

Optando pela segunda opção, que é fazer o controle das ocorrências de forma automatizada, sempre que o transportador fizer alguma alteração no status da entrega essa informação já estará disponível online sem que você precise acessar o sistema dele. É só visualizar em seu portal que já saberá “em que pé está” a nota. 

E além de você ter a visibilidade da informação, também poderá disponibilizar para os demais setores na empresa. Quantas ligações do setor comercial você reduziria só de dar a possibilidade para os vendedores acompanharem os pedidos dos clientes deles?  

 

Sem dúvidas, essa é a melhor maneira de ter o controle de ocorrências

“Ok, já entendi que ter um controle de ocorrência de maneira manual me faz perder muito tempo, as informações não são imediatas e o tempo que levaria para atualizar uma planilha eu poderia estar fazendo análises estratégicas. Então, como eu posso fazer para ter esse controle eficiente?” 

Ótima pergunta!  

A tecnologia sempre é uma excelente aliada quando se fala em ter agilidade nas informações. Hoje, existem sistemas TMS, como o Active OnSupply, que fazem a troca de dados com o sistema das transportadoras e facilita muito a gestão do tracking pois, quando o transportador muda qualquer status no transporte, em questão de segundos já aparece no sistema para você. 

Automatizar a troca de informações permite que você e sua equipe trabalhe preventivamente e em buscas de melhorias nos processos logísticos, além de otimizar o tempo, pois não vai mais depender de entrar em contato com as transportadoras para saber de algum status. 

Se você quer ter visibilidade das ocorrências de todos os transportadores centralizadas em um único portal, conheça o TMS embarcador Active OnSupply → 

 

 

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