CONTROLE DE OCORRÊNCIAS: Porque você precisa, URGENTEMENTE, automatizar

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

Se você é gestor de logística e para fazer o controle de ocorrências precisa acessar vários portais e sites das transportadoras para saber dos status e depois colocar todas as informações em planilhas, sabe que esse controle manual é muito trabalhoso e demorado, não é verdade? 

Sem contar que cada transportador tem a sua planilha de ocorrências e você, como gestor da área, precisa conhecer todas, não é mesmo? 

Além de acessar várias plataformas, ainda precisa atender as ligações dos clientes questionando sobre o prazo de entrega, se o motorista já está a caminho ou o que aconteceu para o pedido não ter chegado no dia combinado. 

E quando você trabalha com motoristas próprios tem mais outro trabalho: entrar em contato com eles para saber a localização, se teve algum problema no veículo ou na entrega. 

Lendo esta matéria até o final, você vai entender os riscos e o que pode acontecer em sua logística se continuar fazendo o controle de ocorrências de forma manual. 

 

Sabia que o controle de ocorrências vai além dos status dos transportes?

Quando falamos em ter um controle de ocorrências, a primeira coisa que vem em mente é saber se a entrega foi feita ou se está atrasada. Porém, existem outros registros que também são feitos por meio das ocorrências. 

No transporte, as ocorrências vão muito além do status de entrega. Por exemplo, tudo o que acontece com o pedido é uma ocorrência, seja um agendamento de coleta ou uma taxa de dificuldade de entregas.

Ou seja, no seu controle de ocorrências precisa estar incluso os agendamentos de coleta, agendamentos de entrega e pagamento de taxas que não estavam previstas no momento da contratação da transportadora, como avarias, diárias, frete adicional, TDA / TDE e outros. 

É importante você ter visibilidade destes demais registros em seus pedidos, principalmente daqueles que geram custos extras, pois você, sendo um gestor da área logística, precisa estar ciente de tudo o que está acontecendo em sua operação, não é mesmo? 

  

E quais são os perigos de fazer o controle de ocorrências de transporte manualmente?

Para os seus colaboradores que fazem o controle manual pode até parecer uma tarefa simples, até porque eles já estão acostumados a fazer essa mesma atividade todos os dias. 

Mas imagine quando um deles sai de férias e outra pessoa assume, é um processo bem trabalhoso, burocrático e suscetível a erros, concorda? E você ainda precisará ensinar todo o trabalho para essa pessoa e disponibilizar os logins de todas as plataformas. 

Um dos perigos de fazer o controle de ocorrências manualmente é que você não tem a informação em tempo real. Se você precisa atualizar uma planilha diariamente com todos os pedidos que estão na rua para agilizar a consulta, sinto lhe dizer que não está agilizando em nada. 

Pensa comigo: se todas as manhãs você acessa os sites de rastreio de cada uma das transportadoras, depois atualiza todos os status em planilhas para assim ter a informação quando o cliente ligar… se o cliente só te ligar no fim do dia, a informação que você colocou na planilha já estará desatualizada. 

Outro perigo do controle de ocorrências manual é o cliente não ter a informação. Se a gente gosta de fazer uma compra na internet e ficar atualizando o site de rastreio a cada hora para ver se teve alguma mudança, por que com o seu cliente seria diferente? 

E, por consequência da falta de informação, aumenta a quantidade de ligações no comercial e SAC, pois o cliente vai ligar toda hora para saber sobre o andamento da sua entrega. 

  

O que acontece na sua logística quando você NÃO TEM um controle de ocorrências automatizado?

Veja se isso também já aconteceu aí com você: O cliente entra em contato com o vendedor para saber sobre a entrega, o vendedor entra em contato com o SAC, o SAC entra em contato com a logística, a logística entra em contato com o transportador, o transportador entra em contato com o motorista, aí depois que a transportadora tem a resposta ela retorna para logística, que retorna para o SAC, que retorna para o vendedor que por fim retorna para o cliente. 

Só nessa tarefa para passar a informação do status de uma entrega para o cliente, foi necessário parar mais de 5 pessoas. Quanto tempo já se passou até a informação chegar ao cliente? E se um colaborador faltar, seu cliente fica sem informação?! 

Agora, já imaginou se você tivesse um portal com as informações de todas as entregas e todas as transportadoras consolidadas em um só lugar?! Melhor ainda: e se seu cliente conseguisse acessar online o status da entrega dele sem nem precisar te ligar? Com certeza essa situação e esse desconforto nem teriam acontecido. 

Se você deixa o cliente reclamar para só depois tomar uma ação, isso é um risco muito grande para a sua operação, pois, se for reativo aos problemas, você nunca tomará uma ação para evitar e resolvê-los de vez. Sempre será uma ação paliativa, somente para resolver naquele momento. 

  

Como AUTOMATIZAR o controle de ocorrências com TECNOLOGIA?

Com a tecnologia de um sistema TMS automatizado, como o Active OnSupply, que centraliza o gerenciamento de todas as ocorrências, você pode aposentar os processos manuais e as planilhas. 

Você tem facilmente acesso a todas as informações da sua operação, desde o acompanhamento de status e posições de entregas até ocorrências que geram custos adicionais e precisam de liberação da diretoria. 

E além das informações das entregas feitas pelas transportadoras, se a sua frota for própria pode ficar tranquilo, pois a tecnologia também te ajudar nesse ponto. Por exemplo, os seus motoristas podem enviar as atualizações das entregas em tempo real com o aplicativo para controle de entregas Active TudoEntegue.

 

 

Por estarmos na era de automação e digitalização é necessário ter soluções online para ajudar com agilidade na tomada de decisões e informações em tempo real, certo? Dessa forma, o seu controle de ocorrências será centralizado, tanto dos motoristas próprios quanto das transportadoras.  

Com a possibilidade de disponibilizar um link de rastreio de entregas para o cliente, você traz muito mais valor para o seu serviço, pois assim seus clientes terão autonomia de ver o que está acontecendo com o pedido online e em tempo real. E sem contar a redução de ligações e e-mails do setor comercial, já que eles também poderão fazer as consultas online. 

Se você quer ter visibilidade de todas as ocorrências em um único portal e disponibilizar os acompanhamentos para seus clientes e outros setores, conheça o TMS embarcador Active OnSupply → 

 

 

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