No mundo acelerado de hoje, onde ter agilidade é importantíssimo para o sucesso de qualquer operação, esperar horas e horas para ter respostas da cotação de transportadora é inaceitável, não é mesmo? Imagine só o tempo que você já perdeu enviando e-mails, aguardando retornos e, muitas vezes, tendo que ligar para cobrar respostas sobre as suas cotações de frete.
Esses trabalhos manuais causam ineficiência, atrasam seus processos e aumentam seus custos. Pois, quanto mais você espera para ter um retorno, mais tempo a mercadoria leva para ser embarcada. E, como consequência, para cumprir o prazo prometido ao cliente terá que aceitar a primeira opção que aparecer, que muitas vezes pode ser a mais cara.
Pensar em automatizar a cotação de transportadora para ter visibilidade é o caminho para otimizar, até mesmo, os custos da sua logística.
Na matéria de hoje vamos falar sobre o que você, gestor de logística, precisa fazer para melhorar sua operação. Se você quer descobrir como ter visibilidade e agilidade na cotação de transportadora, é só ler essa matéria até o fim.
Apesar das tecnologias que temos hoje, ainda é muito comum ver os gestores trabalhando em cima de e-mails, telefonemas e planilhas, mesmo que esses métodos já estejam ultrapassados se fazem perder tempo.
Fazer a cotação de transportadora por e-mail é bem arriscado, pois qualquer informação passada errada para o parceiro, os valores e os prazos de entregas serão devolvidos errados também. E um agravante é que como as informações foram passadas por você, o transportador não poderá ser penalizado e o “prejuízo” será seu.
Mesmo que solicitar as cotações por e-mails seja comum, não é o ideal para quem quer ter uma logística eficiente. Pois, dessa forma, você não tem padronização das informações, e ter controle de dados sem padrão é uma tarefa quase impossível.
É primordial ter um bom controle da cotação de transportadora que você faz, pois só assim é possível fazer análises futuras sobre reduções de custos e melhoria nos prazos de entregas. Mas como você pode ter um controle eficiente se as solicitações são feitas por e-mail?
Como dizem, perder informações de e-mails é raro, mas acontece com certa frequência (risos). E se seu controle é feito por e-mail é melhor tomar cuidado, pois por qualquer tecla apertada errada e todo o seu planejamento pode “ir por água abaixo”. Sem contar no tempo que é perdido quando o trabalho é feito assim, de forma manual.
Vamos pensar um pouco: Entre montar um e-mail com todas as solicitações de cotações, enviar para as transportadoras e esperar para ter o retorno com os preços e prazos, quanto tempo você perde?
Eu já conversei com outros gestores de logística e eles me falaram que perdem em média 4 horas do dia, quando faziam as cotações manualmente. Mas, tendo a ajuda da tecnologia de sistemas TMS, como o Active OnSupply, essas horas passaram a ser poucos minutos. E o tempo que era perdido, foi utilizado para fazer análises estratégicas e otimizar a operação. Isso que é trabalhar com inteligência!
Um sistema TMS traz mais praticidade em todas as suas atividades e mais visibilidade da sua operação. Além de toda a agilidade que já comentamos aqui em outras matérias. Essa agilidade e visibilidade que a tecnologia de um TMS oferece é fundamental para eliminar a perda de tempo com trabalho manual em e-mails e ligações.
Automatizando a sua cotação de transportadora, você ganha mais segurança em suas negociações, porque nada será tratado por e-mail e ligação. Todo o combinado com o parceiro estará registrado dentro de um sistema, no qual você terá a segurança de que nenhuma informação que já foi registrada será alterada sem que você queira.
Para o gestor de logística conseguir atuar assertivamente é necessário ter visibilidade da operação e, principalmente, do andamento dos gastos. Essa visibilidade é possível por meio de dashboards atualizados em tempo real que mostrem as cotações aprovadas, pendentes e a evolução dos fretes, por exemplo.
Listei abaixo alguns indicadores importantes para facilitar a sua análise e você ter visibilidade da sua operação.
Se você não tem uma previsão de gastos da sua logística, como sabe se ainda está dentro do orçamento ou se precisa “maneirar” nas contas?
A forma mais simples de ter visibilidade dessa informação é tendo um dashboard com os indicadores de cotações já aprovadas e cotações não aprovadas. Assim, você rapidamente já saberá se está dentro do esperado ou se precisará fazer ajustes para não sair do planejado.
Sem um dashboard, como você terá essa informação de forma rápida para só de bater o olho já saber dos números?
Além de saber se a cotação foi aprovada ou não, é de extrema importância visualizar o detalhamento de cada uma delas, pois só de bater o olho você já terá os status de cada uma, a data que foram aprovadas, o usuário de aprovação e o transportador responsável, por exemplo. Assim, caso precise tomar alguma ação, é muito mais rápido e fácil.
E, para garantir a agilidade, concorda comigo que um indicador que tenha esse detalhamento é muito mais simples de ser analisado do uma planilha cheia de fórmulas?
Ter a visibilidade de todos os valores que ainda não foram aprovados e de suas respectivas transportadoras facilita a sua tomada de decisão. Você consegue até mesmo fazer uma análise rápida de se as cotações não aprovadas são da mesma transportadora. Se for, quem sabe não é a hora de fazer um BID de frete para negociar novos parceiros…
Por exemplo, se a empresa está localizada no Norte e você faz muito frete para a região Sudeste, será que não está na hora de abrir um centro de distribuição ou uma filial para reduzir os custos?
Ou se existe uma região que não tem muito transporte, quem sabe não está na hora de se juntar ao time comercial para explorar outros destinos e aumentar as vendas, não é mesmo?
Ter esse tipo de informação rapidamente sem um dashboard ou indicador é bem complicado, pois você precisará planilhar todos os dados e combinar vários filtros para conseguir analisar. Sem contar que precisa ter uma habilidade muito grande em fórmulas de planilhas.
Se seu diretor chegasse agora e te perguntasse qual foi o valor de frete aprovado nos últimos meses você teria essa informação rapidamente ou teria que acessar as planilhas, fazer fórmulas e filtros para conseguir extrair os valores?
É o que dizem: “gestor que é gestor, tem que ter informação para o diretor”. Se você não tem a informação rapidamente ou se precisa acessar vários lugares ou perguntar para outras pessoas, pode ser que a sua gestão não está muito boa. Pois, se o gestor da área não tem a informação…
Apostar em dashboards e indicadores integrados ao TMS Active OnSupply, que é atualizado em tempo real, garante que você tenha informações essenciais para conseguir monitorar sua logística e saber antecipadamente qualquer situação que esteja saindo do planejado.
Já pensou em mostrar um dashboard como esse para seu diretor com todas as informações sobre as cotações de frete? Eu aposto que você ganharia muita credibilidade e seria protagonista da sua logística.
E então, você quer ter visibilidade e controle total de todas as suas cotações? Conheça o TMS embarcador Active OnSupply →
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