Não compre um sistema de gestão logística (TMS) antes de saber disso

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

 

Se você é gestor de logística, já deve ter percebido que tentar gerenciar tudo com planilhas e papéis pode ser um verdadeiro caos, não é mesmo? Além de consumir tempo e aumentar as chances de erro, isso pode gerar custos altíssimos e desnecessários para sua operação. 

A boa notícia é que existe uma solução para isso: um sistema de gestão logística (TMS). E, antes de escolher um TMS, você precisa entender quais critérios são essenciais para tomar a melhor decisão.  

Nesta matéria, vamos dar dicas de como escolher o TMS ideal para a sua logística e transformar o seu setor em uma referência na empresa. 

  

Para começar: O que é um TMS?

TMS é a sigla para Transportation Management System, que em português significa Sistema de Gerenciamento de Transporte.   

O TMS é um software que automatiza rotinas manuais e facilita a gestão das transportadoras, distribuidores, e-commerces, indústrias e empresas que terceirizam o frete.   

Alguns dos objetivos do sistema de gestão logística é evitar retrabalho, eliminar erros, diminuir custos e tornar a operação mais precisa e eficiente.  

Existem dois tipos de TMS, um com foco no transportador e outro para o embarcador (que são empresas que contratam transportadoras). Hoje nós vamos focar no TMS embarcador.  

Esse sistema de gestão logística tem a função de automatizar e simplificar as auditorias dos fretes, o acompanhamento das entregas, dar mais confiabilidade para processos e facilitar as outras demandas que são controladas em planilhas.  

Para que você entenda um pouco mais sobre o que é um TMS, separei essa outra matéria na qual falamos mais detalhes.  

  

Já tenho um ERP, preciso de um sistema de gestão logística?

Se essa dúvida já passou pela sua cabeça, saiba que você não está sozinho! Afinal, muitos gestores acreditam que o ERP já é suficiente para gerenciar a logística da empresa. Mas a verdade é que o ERP e o TMS são ferramentas complementares! 

Os ERPs são ótimos para gestão financeira, controle de compras e emissão de notas fiscais, e não foram desenvolvidos para otimizar a logística. Já um TMS é totalmente focado na gestão logística e transporte, garantindo uma operação mais eficiente e estratégica. 

Então, mesmo que sua empresa já tenha um ERP, investir em um TMS especializado em logística é fundamental para ter controle total da operação e reduzir custos. 

 

O que considerar antes de comprar um sistema de gestão logística?

Existem alguns pontos que você precisa considerar no momento de escolher um sistema de gestão logística para simplificar o seu dia a dia e facilitar a sua operação. Aqui vão os principais itens: 

 

Atualizações do software

Um ponto importantíssimo que você precisa considerar no momento de escolher um TMS é a frequência em que o sistema recebe atualizações.  

O ideal é que as atualizações aconteçam pelo menos a cada 15 dias. Isso significa que o software está sempre atualizado com as mais recentes práticas do mercado e com as melhores funcionalidades para facilitar o seu dia a dia.  

 

Facilidade de uso

O sistema de gestão logística deve ser intuitivo e fácil de usar, assim você garante uma rápida adaptação da equipe. Além disso, precisa ter as informações disponíveis de forma clara e fácil para que a sua tomada de decisão seja rápida e estratégica.  

 

Suporte ao cliente

Imagine que você começou a utilizar um TMS agora, participou de todos os treinamentos, porém, na hora de usar o sistema pela primeira vez sozinho você teve algumas dúvidas e não havia ninguém para te ajudar. Qual a chance dessa parceria dar certo e esse sistema de gestão logística ser o ideal para a sua operação? 

Tudo o que é novo acaba sendo diferente e é comum termos dúvidas na utilização. Por isso, é importantíssimo avaliar o suporte ao cliente oferecido pela empresa que você escolheu como parceira na contratação do sistema de gestão logística. 

Se, para ser atendido pelo suporte, for necessário esperar um dia inteiro, pode apostar que esse sistema não é o ideal para você. 

 

Integração com outros sistemas da empresa

É importante avaliar se a solução que você escolheu tem a capacidade de integrar com outras plataformas usadas na empresa, como ERP e CRM.  

Se você não conseguir conectar o seu sistema de gestão logística com as outras tecnologias da empresa, o seu trabalho continuará sendo manual, concorda? Pois, você precisa acessar o CRM para verificar os pedidos, depois acessar o ERP para localizar as notas fiscais e depois acessar o TMS para solicitar as coletas relacionando nota por nota… pode até ser mais simples que as planilhas, porém continua tendo grandes chances de erros. 

 

Troca de informação com as transportadoras

Um sistema de gestão logística que realmente simplifica o seu dia a dia é aquele que permite a troca de informações com as transportadoras. 

Dessa forma, você elimina o trabalho de ligar para os parceiros sempre que precisar saber de alguma atualização sobre o rastreio ou se algum documento de frete estiver divergente. 

Por exemplo, com o sistema de gestão logística Active OnSupply você não precisa se preocupar em entrar em contato com o transportador se alguma entrega estiver atrasada ou faltando o comprovante, pois o próprio sistema já identifica essas situações e envia notificações para o transportador. 

Além disso, no momento que o transportador emitir um documento de transporte ou enviar alguma ocorrência, essa informação já fica disponível para você. Então, caso haja algum frete divergente você já fica sabendo em qual documento está a divergência e em qual componente de frete. 

 

Vantagens em ter um sistema de gestão logística

Existem inúmeros benefícios quando falamos em adquirir um sistema de gestão logística, porém para essa matéria não ficar muito extensa, separei as principais vantagens: 

• Visibilidade total da operação: Com um bom sistema de gestão logística você tem a gestão à vista de toda a sua operação.

Como esse dashboard de custo de frete do TMS Embarcador Active OnSupply: 

Ou esse outro dashboard de performance de entrega do transportador. Só de bater o olho que você já sabe onde atuar: 

 

• Automatização dos processos: Você vai eliminar todo o trabalho manual da sua operação, garantir 100% dos documentos auditados e ter a certeza de que o que contratou da transportadora é o que está sendo cobrado nas faturas.

• Comunicação padronizada: Não precisa mais se preocupar em entrar em contato com os transportadores para saber de status de entrega ou para fazer cotações de frete, pois o próprio sistema de gestão logística já faz isso para você.

• Informações em tempo real: Com o seu TMS integrado ao sistema dos transportadores e aos demais da empresa você não precisa se preocupar com, por exemplo, entrar em contato com os transportadores para saber dos status das entregas, pois essa informação já estará disponível para você.

Além disso você ainda poderá disponibilizar essa informação para seus clientes acompanharem todas as entregas sozinhos e sem precisar entrar em contato com a sua logística. 

• Autonomia: Outra grande vantagem de um bom TMS é a autonomia que você dá para as demais pessoas da sua equipe e das outras áreas da empresa.

Por exemplo, você pode liberar um acesso para que os vendedores acessem o portal para saber os valores de frete, pois a tabela de frete das transportadoras homologadas já estará cadastrada no TMS. 

Além disso, você pode disponibilizar um acesso para que o setor financeiro acompanhe as liberações dos fretes e os comprovantes de entregas.   

 

Dê o primeiro passo para uma logística mais eficiente

Agora que você já sabe como escolher o sistema de gestão logística ideal, é hora de agir! 

Chega de erros e retrabalho! Simplifique sua operação e ganhe mais controle sobre seus processos logísticos. 

Conheça o TMS embarcador Active OnSupply e transforme sua logística hoje mesmo! 

 

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