Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?
Se você é gestor de logística, já precisou assinar embaixo da auditoria de frete para liberar a fatura para pagamento, certo? Mas você já se perguntou: “será que o que eu estou pagando de frete realmente é o que eu combinei com a transportadora?”
Essa é uma pergunta importante de se fazer, afinal é o seu nome que está ali como garantia de que foi feita a conferência e os valores estão corretos.
Mas você pode afirmar que nenhum valor passou despercebido? Se hoje você recebe a fatura por e-mail, acessa a planilha com os valores dos fretes e confere documento por documento, posso te falar que você está perdendo tempo. E sabemos que tempo é dinheiro, não é mesmo?
Mas fique tranquilo! Existem ferramentas que podem te ajudar a ter segurança em assinar uma fatura de frete e controle preciso dos seus custos.
Se hoje você perde 2, 4 ou até mais dias para fazer a conferência de frete e liberar o valor para pagamento, eu tenho uma solução para você!
Lendo a matéria até o fim, você vai descobrir a maneira mais eficiente de ter segurança do que está assinando e visibilidade dos custos da sua operação logística.
Você ainda faz auditoria de frete por planilhas?
Você já ouviu aquela história de que planilha tem sobrenome? Por exemplo, tem a planilha de frete da Rosane, a planilha de rastreio do João, a planilha de cotações da Fernanda…
E se um dia a Rosane, o João ou a Fernanda estiverem ausentes, como ficam as informações das planilhas que eles “tomam conta”? Muito provável que ninguém, além deles, tenha esses dados.
Quando se faz um controle por planilhas, o que precisa ser levado em consideração é que a informação é da empresa e não do colaborador. Planilhas são ótimas e muito flexíveis, porém têm que ser usadas com sabedoria e moderação.
Confiar em planilhas para fazer a auditoria de frete e ainda assinar embaixo confirmando que os valores estão corretos pode ser um risco para a sua operação. E pior ainda para você que é um gestor da área logística.
Você sabia que o professor Ray Panko da University of Hawaii descobriu que em média 88% das planilhas Excel contém erros? Imagina só você controlar toda a sua operação logística em uma ferramenta que tem 88% de erros… parece até loucura, não é mesmo?
Você tem segurança de que sua auditoria de frete está 100% correta?
Quantas faturas de fretes que você fez a auditoria foram recusadas e devolvidas para o transportador corrigir alguma informação? Se a resposta foi “nenhuma”, cuidado! Pode ter passado algum valor incorreto por sua auditoria.
Já sabemos que em média 88% das planilhas contém erros. Então, não podemos garantir que a auditoria feita dessa forma está 100% correta e que não passou nenhum valor divergente, não é?
Receber os CT-es (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e as faturas por e-mail, ter que acessar a tabela de frete do transportador e conferir um por um nos faz perder muito tempo e não temos como garantir que não passou nada errado.
Apesar de sabermos que a conferência de frete é extremamente importante, essa tarefa se torna inviável de ser feita manualmente. Pois, além de perder muito tempo, você ainda precisa ter muitas pessoas para darem conta dessa e de todas as demais atividades da sua operação.
Você tem visibilidade total da auditoria de frete?
Fazendo a auditoria de fretes em planilhas, é muito comum que quando precisa passar alguma informação para a diretoria demore dias para ter o resultado. E quando você consegue consolidar os dados já se passou tanto tempo que a informação nem serve mais.
Um dos maiores problemas de não ter facilmente a visibilidade dos valores dos documentos e ter que conferir um por um é que você pode aprovar valores divergentes sem nem perceber.
Por mais que você pense: “ah, o valor da divergência foi só 5 reais”, mas e se for “só 5 reais” em todos os seus 1.000 fretes da semana? Se em todos os documentos tiveram 5 reais a mais, em um mês você aprovou 20.000 reais em divergências e nem se deu conta. Percebeu o tamanho do prejuízo que você está deixando passar?
E isso foi em apenas uma transportadora. Caso você tenha 5, 10 ou 40 parceiros de transporte e assine embaixo dos valores deles, você precisa ter a segurança de que nenhum valor errado passou despercebido, não é mesmo? Até porque é o seu nome que está ali garantindo que estão validados e liberados.
Como ter segurança dos valores que serão pagos e automatizar sua auditoria de frete?
É inviável gerenciar toda uma operação logística de uma forma manual por planilhas, ainda mais quando se envolve custos. Mesmo que você tenha as melhores pessoas na sua equipe, é muito complicado de garantir que 100% dos valores de frete foram auditados corretamente. Tudo o que tem o “dedinho humano” está sujeito a erros, é normal.
Por exemplo, pode ser que no momento de conferir os valores, as notas estavam grudadas uma na outra e aquela folha acabou passando despercebida. É normal o ser humano cometer erros.
Para que você tenha a visibilidade de todos os valores que foram aprovados em divergência, o ideal é contar com a tecnologia para te ajudar. Existem dashboards específicos para essa operação e que já são integrados em sistemas TMS automatizados, como no Active OnSupply.
É muito comum os gestores de logística acharem que, por estarem precisando reduzir custos, fazer as auditorias de frete por planilhas é mais barato do que investir em tecnologia. Porém o que precisa ser levado em consideração é que utilizando a tecnologia de um sistema TMS, as informações são seguras e auditadas em tempo real.
E muitas vezes só o valor que o sistema detecta e você economiza de divergência é muito maior que o valor do próprio sistema. Assim, o sistema acaba “se pagando” em pouco tempo.
Por exemplo, o TMS Active OnSupply faz todo o processo de auditoria automaticamente sem que você precise ficar olhando nota por nota. Dessa forma, você só tem atuação onde realmente for necessário atuar e utiliza o seu tempo para fazer análises estratégicas da sua operação.
E você, quer ter segurança dos valores de frete e visibilidade total da sua operação logística?