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Na rotina logística, cada entrega concluída com sucesso representa mais do que o fim de um processo, é o início de uma nova responsabilidade: garantir o registro formal de que a mercadoria chegou ao destino certo e em condições adequadas. E é aí que entra o comprovante de entrega, um documento fundamental para a rastreabilidade, segurança e eficiência das operações logísticas.
Mas, afinal, o que é esse documento, quais são os seus tipos e por que ele deve ser bem gerenciado?
Lendo esta matéria até o fim, você vai descobrir tudo o que você precisa saber sobre o comprovante de entrega e como uma boa gestão pode transformar esse item (aparentemente simples) em um aliado poderoso da sua logística.
Para começar: o que é o comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é o documento que garante que o pedido foi entregue corretamente ao destinatário.
Ele formaliza a conclusão da entrega e, para que tenha validade, é essencial que ele seja assinado e datado por quem recebeu a mercadoria.
No entanto, com a modernização da logística, cada vez mais empresas estão utilizando versões digitais, que trazem mais agilidade, segurança e facilidade na gestão das entregas.
Se sua operação ainda utiliza o modelo físico, lembre-se: é fundamental arquivar uma cópia do comprovante de entrega. Ele pode ser indispensável em auditorias, faturamento ou em casos de contestação por parte do cliente.
Em resumo, o comprovante de entrega é a etapa final da logística.
Quais são os tipos de comprovante de entrega?
O comprovante de entrega pode ser armazenado em três formatos: o físico, o digitalizado e o digital.
Comprovante de entrega de papel (físico)
Esse é o formato mais tradicional. Geralmente, é uma via impressa do conhecimento de transporte (CT-e) ou da nota fiscal (NF-e), que o destinatário assina no momento da entrega.
Esse formato ainda é bastante utilizado, especialmente por empresas que operam com processos mais manuais.
Apesar de ser comum, o comprovante de entrega de papel traz uma série de limitações. Por exemplo, existe o risco de extravio, rasura ou dano físico, que compromete a comprovação da entrega.
Além disso, o retorno dessas vias costuma ser demorado, dificultando a visibilidade em tempo real e atrasando etapas como faturamento. Também existe custo e esforço para a digitalização e o armazenamento desses documentos.
Comprovante de entrega digitalizado
O comprovante digitalizado é uma cópia eletrônica de um documento físico, como um canhoto assinado. Ele é criado escaneando ou tirando uma foto do papel para gerar um arquivo digital (PDF ou imagem).
O que antes era um pedaço de papel arquivado em pastas, vira um arquivo de computador. Isso facilita o armazenamento, a consulta e o compartilhamento, reduzindo a necessidade de espaço físico para pilhas de papel.
Porém, é fundamental entendermos que o comprovante de entrega digitalizado é apenas uma imagem do documento original. Por isso, a validade e segurança jurídica podem ser diferentes de um documento que já nasce digitalmente.
Comprovante de entrega digital
Já o comprovante digital é uma solução moderna que vem ganhando espaço à medida que a logística avança em sua transformação digital. Ele é gerado eletronicamente, geralmente por meio de aplicativos integrados a um sistema de gestão logística (TMS).
Esse modelo contém diversos dados, como assinatura eletrônica, nome e CPF de quem recebeu, fotos da entrega, geolocalização do momento da entrega e outras ocorrências registradas pelo entregador.
A principal vantagem é a visibilidade em tempo real, o que permite tomadas de decisão mais rápidas e assertivas. Além disso, elimina o uso de papel, reduz custos operacionais, melhora a confiabilidade das informações e facilita a integração com outros sistemas utilizados pela empresa.
Em muitos casos, o comprovante digital também melhora a experiência do cliente, pois deixa a entrega mais transparente.
Em resumo, o comprovante de entrega digital pode ser considerado válido perante a lei, pois é gerado com tecnologias que garantem sua confiabilidade e oferecem mais segurança a sua logística.
Qual a importância de armazenar o comprovante de entrega?
Seja no formato físico, digitalizado ou digital, o armazenamento do comprovante de entrega é essencial para garantir segurança, agilidade e conformidade em toda a operação logística.
Quando existe alguma contestação por parte do cliente, o comprovante é a principal prova de que a entrega foi realizada como combinado. Ele representa uma segurança para a sua logística.
Do ponto de vista operacional, o armazenamento também tem impacto direto na agilidade do faturamento.
Em diversas empresas, o processo de liberação do pagamento ao transportador só avança após a confirmação da entrega. Se o comprovante estiver perdido ou demorar a chegar, o faturamento pode sofrer atrasos.
Além disso, quando os comprovantes são armazenados de forma digital, é possível gerar relatórios, identificar falhas no processo e promover melhorias na operação. Assim, o que antes era apenas uma formalidade passa a ser uma etapa estratégica.
O que acontece em sua logística sem uma gestão do comprovante de entrega?
A gestão do comprovante de entrega pode parecer uma etapa simples, mas para empresas que lidam com centenas de entregas por dia, ela rapidamente se transforma em um desafio.
Quando esse processo é manual e descentralizado, é comum ocorrerem extraviados, informações desencontradas, atrasos na conciliação de entregas, dificuldade no atendimento ao cliente e retrabalho. O resultado é uma operação menos eficiente e mais cara.
Por outro lado, empresas que digitalizam e automatizam a gestão dos comprovantes conseguem transformar essa etapa em um verdadeiro aliado.
Com um aplicativo, como o Active TudoEntregue, é possível receber os comprovantes em tempo real, integrá-los a outros sistemas como TMS e ERP, e ainda gerar alertas e relatórios automáticos.
Dessa forma, você e seu time terão mais controle e visibilidade sobre o status de cada entrega. Sem contar que o setor financeiro pode iniciar o faturamento com segurança.
Em um cenário onde eficiência e informação em tempo real são essenciais, a boa gestão do comprovante de entrega deixa de ser uma obrigação e passa a ser uma estratégia.
Quer entender como digitalizar e armazenar os canhotos de entrega de forma prática e segura? Preparamos um e-book gratuito com dicas práticas de gestão de entregas e controle de ocorrências.
Além disso, um sistema de gestão logística como o Active OnSupply permite armazenar e gerenciar comprovantes de entrega digitais em tempo real. Com ele, você ganha visibilidade, reduz riscos e tem todas as informações de que precisa para ter uma logística mais eficiente.
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