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Uma gestão logística eficiente é essencial para o sucesso de empresas que dependem de transporte de mercadorias. Um gerenciamento eficiente garante entregas pontuais, custos otimizados e fluidez nas tarefas operacionais.
É comum que muitos gestores usem planilhas para controlar os fretes. Porém, com a evolução da tecnologia, os sistemas de gerenciamento de transporte, mais conhecidos como TMS, surgiram como uma alternativa robusta e eficaz.
Lendo essa matéria até o fim você vai entender quais os desafios de controlar a operação por planilhas e qual a melhor solução para fazer a gestão logística.
Quando é e quando não é uma boa ideia usar planilhas na gestão logística?
Se você está começando na área de logística, usar planilhas pode parecer uma ótima opção. Elas não apresentam custos para a operação, são fáceis de usar e ajudam a organizar as informações do dia a dia, não é mesmo?
Mas, conforme a sua operação cresce, as planilhas começam a “dar trabalho”. Atualizar tudo manualmente gasta muito tempo, aumenta o risco de erros e dificulta a tomada de decisões rápidas.
Se você considera que sua operação ainda é pequena e tem poucos dados para controlar, as planilhas podem até ajudar por um tempo, no entanto, se a logística já lida com muitos pedidos e precisa de agilidade, é hora de pensar em soluções mais avançadas, como sistemas de gestão logística (TMS).
Se seu objetivo é ser um gerente de logística de alta performance, vale a pena investir em ferramentas mais eficientes e automatizadas e deixar as planilhas apenas como um apoio.
Com um sistema de gestão logística, você automatiza processos, ganha mais controle e pode focar em estratégias para melhorar a operação.
Quais são os desafios das planilhas?
Planilhas são ótimas, porém precisam ser usadas com moderação. Se você esquecer de preenchê-la por um dia, a informação já ficará desatualizada.
Além disso, quanto mais informações tiver na planilha, mais pesada ela fica. E com isso, o arquivo pode ficar corrompido e você perder todas as suas informações.
Imagina o retrabalho que você terá para organizar todos os dados novamente. Isso se você tiver um backup para recuperar alguma informação, não é mesmo?
Sem contar que o preenchimento manual dos dados é passível de erros, mesmo que seja um erro “pequeno”, pode levar a perdas financeiras significativas e problemas na gestão de fretes.
Por exemplo, se em vez de preencher o valor do frete em R$ 2.000,00 você preenche com R$ 3.000,00, só para esse transporte já seriam mil reais a mais do que o esperado. Já imaginou o tamanho do prejuízo no fim de um mês?
Além disso, as informações ficam espalhadas em diversas planilhas, o que dificulta a análise estratégica e a gestão logística. A necessidade constante de atualizações gera retrabalho e atrasos na tomada de decisões.
Outro desafio é a falta de integração, já que as planilhas não conseguem se conectar de forma eficaz com outros sistemas da empresa, como ERPs, softwares de rastreamento e até ao TMS das transportadoras. Isso gera falhas nas informações e dificulta a otimização da gestão logística..
Conforme as operações logísticas crescem, as planilhas se tornam ineficientes para lidar com grandes volumes de dados, dificultando a sua tarefa.
Qual a vantagem de utilizar um TMS para a gestão logística?
Diferentemente das planilhas, o TMS é projetado para garantir a segurança dos dados e confiabilidade das informações. Além de garantir que você não perderá nenhum dado devido aos arquivos corrompidos.
Gestores que buscam crescimento precisam de soluções escaláveis, o que torna o TMS uma opção mais viável e produtiva para a sua área, pois o software automatiza tarefas repetitivas e melhora a tomada de decisão baseada em dados reais, precisos e atualizados. Tudo de forma fluida e eficiente.
Ao investir em um TMS, você tem dados em tempo real para conseguir melhores negociações de frete, análises detalhadas dos níveis de serviço dos transportadores e ainda pode liberar o rastreamento das entregas para os clientes.
Outra vantagem de utilizar um TMS na gestão logística é a redução de tempo e de custos. Pode até parecer contraditório, mas para reduzir custos logísticos, primeiro você precisa investir.
Já parou para pensar em quantas ligações recebe de clientes ou vendedores para saberem os status das entregas? Ou o tempo gasto entrando em contato com as transportadoras para saber sobre as entregas e depois ainda preencher as informações em planilhas?
Com um sistema de gestão logística, você tem dados para tomar as decisões rapidamente e ainda pode integrar ao TMS das transportadoras para ter informações rapidamente.
Imagina só a quantidade de tempo que você economizaria no seu dia ao disponibilizar um link para o cliente acompanhar as entregas sem precisar entrar em contato com a logística? Além disso, se você também disponibilizar esse acompanhamento para o time comercial, o próprio vendedor consegue rastrear os pedidos.
Você reduz o seu tempo para entrar em contato com as transportadoras, elimina as ligações sobre rastreios de entregas e eleva a experiência do cliente.
Outro ponto é que com um TMS você garante redução de erros e de retrabalho, o que contribui para uma gestão mais eficiente.
Com a visibilidade que um sistema de gerenciamento logístico oferece, você garante uma comunicação mais eficaz, melhora a satisfação dos clientes, garante entregas pontuais e reduz as falhas no processo de transporte.
E qual o futuro da gestão logística?
Sem dúvidas, o futuro da gestão logística é a automatização. Os sistemas TMS permitem a automação de diversos processos, eliminando a necessidade de tarefas manuais e propensas a erros.
Com isso, você economiza tempo e pessoal, permitindo que sua equipe logística foque em estratégias de melhoria e otimização dos processos.
Um dos grandes diferenciais do TMS é sua capacidade de otimizar as comunicações com os transportadores, agendamentos de coletas e entregas e conferências dos valores.
Utilizando um TMS, como o Active OnSupply, você tem o controle total das transportadoras, garante que 100% dos fretes e faturas sejam auditadas e, caso tenha alguma divergência, o sistema te informa para que você atue somente naquela exceção.
Já imaginou o tempo que economizaria eliminando a tarefa de conferir manualmente todos os fretes? Sem contar a visibilidade por meio de dashboards claros, precisos e atualizados em tempo real.
A solução ideal para a sua gestão logística: Planilhas ou TMS?
A tecnologia tem inúmeras vantagens, como automatizar tarefas manuais, melhorar a eficiência da equipe e dar mais controle sobre as operações. Gestores de logística que investem em TMS aumentam a satisfação dos clientes, reduzem custos de frete e melhoram a visibilidade de todo o setor.
Se você ainda usa planilhas para gerenciar a logística, agora é a hora de considerar soluções mais modernas. O setor está sempre evoluindo, e a tecnologia é essencial para se manter no mercado.
Utilizar um TMS pode ser o que falta para tornar sua operação mais rápida, eficiente e estratégica.
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