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Uma gestão financeira eficiente da logística envolve diversos processos que muitas vezes passam despercebidos até o momento em que começam a gerar impactos reais no caixa da empresa. Um desses processos é a provisão de frete.
Embora ainda não seja um tema muito comum, ele tem papel essencial para garantir a saúde financeira e a confiabilidade das informações contábeis.
Nesta matéria, você vai entender o que é a provisão de frete e como fazer a provisão corretamente.
O que é provisão de frete?
A provisão de frete é uma estimativa de custos de transporte que uma empresa faz para cobrir as despesas com fretes que ainda não foram totalmente faturadas ou liquidadas, mas que já são esperadas.
É uma prática contábil e de gestão essencial para garantir que a empresa tenha uma visão clara de seus custos logísticos e evite surpresas financeiras.
O custo do frete pode variar bastante dependendo de fatores como:
- Peso e volume da carga: Cargas maiores e mais pesadas tendem a ser mais caras.
- Distância percorrida: Quanto maior a distância, maior o custo.
- Tipo de modal de transporte: Rodoviário, aéreo, marítimo ou ferroviário, cada um tem seu custo-benefício.
- Características da mercadoria: Produtos frágeis, perigosos ou de alto valor podem ter custos adicionais de seguro e manuseio.
- Taxas e pedágios: Pedágios, taxas de restrição de trânsito ou de urgência, reentrega, devoluções, entre outras taxas.
- Negociação com transportadoras: As tarifas podem variar entre os diferentes parceiros de transporte.
Como muitos desses custos só são consolidados após a entrega ou no final do mês, a provisão de frete serve para antecipar esses valores e reservá-los no orçamento da empresa.
Como fazer a provisão de frete?
Para fazer a provisão de frete de maneira eficiente, você precisa de um bom controle e visibilidade sobre as operações. Aqui estão os passos e práticas essenciais:
1. Coleta e análise de dados históricos
Comece com uma coleta e análise minuciosa de dados históricos, avaliando os custos de frete de períodos anteriores, o volume de mercadorias transportadas, as rotas utilizadas e os valores efetivamente pagos.
É importantíssimo, nesse processo, identificar quais variáveis mais impactam o custo do frete, como distância, peso, tipo de produto e as negociações específicas com as transportadoras.
2. Entendimento dos custos envolvidos
Em seguida, é indispensável fazer uma avaliação minuciosa dos custos envolvidos. Isso engloba o frete peso, que considera tanto o peso bruto quanto o peso cubado da carga.
Além disso, há o frete valor (Ad Valorem), um percentual sobre o valor da mercadoria para cobrir riscos e custos de seguro, e uma série de taxas adicionais, como o GRIS (Gerenciamento de Risco), pedágios, Taxa de Dificuldade de Entrega (TDE), Taxa de Restrição de Trânsito (TRT), custos de reentrega, armazenagem e os impostos como ICMS/ISS que se adicionam ao valor do frete.
3. Projeção e planejamento
Com base nas análises anteriores, o próximo passo é a projeção e o planejamento.
Utilizando dados históricos e planos de vendas, você consegue projetar o volume de mercadorias a serem transportadas para estimar custos com mais precisão.
Manter contratos e tabelas de frete atualizadas com as transportadoras parceiras também é fundamental para facilitar a estimativa.
4. Uso de tecnologia
A utilização de tecnologia é um diferencial e facilitador desse processo. Sistemas TMS, como o Active OnSupply, são essenciais. Eles automatizam o cálculo de frete, monitoram e rastreiam cargas em tempo real, o que ajuda a identificar desvios que podem gerar custos extras e a auditar faturas de frete, comparando o valor cobrado com o previsto.
Ao integrar o seu ERP a um TMS, você terá mais facilidade com a troca de dados de frete com áreas como financeiro e estoque, proporcionando uma visão geral da provisão de frete.
5. Monitoramento e ajuste contínuo
Por fim, o monitoramento e ajuste contínuo são essenciais. As provisões de frete devem ser revisadas periodicamente, seja mensalmente ou trimestralmente, para se ajustarem a mudanças operacionais, de mercado ou em negociações com transportadoras.
A análise de desvios entre as provisões e os custos reais é um passo final importante para aprimorar futuras estimativas.
Seguindo esses passos, você terá um controle mais preciso sobre os custos de frete e vai contribuir significativamente para a saúde financeira da empresa.
Quais os benefícios da provisão de frete bem-feita?
A provisão de frete é uma prática estratégica e essencial para a gestão de uma empresa, pois permite uma administração mais precisa e preventiva dos custos relacionados à logística.
Sua implementação oferece diversas vantagens significativas:
Controle financeiro
Fazer a provisão de frete permite que a empresa antecipe e reserve recursos para as despesas de transporte. Isso evita desequilíbrios no fluxo de caixa e garante que terá verba para cobrir esses custos.
Tomada de decisões estratégicas
Com dados mais precisos sobre os custos de frete, é possível, por exemplo, melhorar a negociação com transportadoras e identificar as modalidades de transporte mais eficientes e econômicas.
Essa visibilidade detalhada também auxilia na identificação de pontos de melhoria e na otimização de toda a cadeia logística.
Redução de riscos e imprevistos
A provisão de frete ajuda a prevenir problemas financeiros. Ao estimar quanto será gasto com frete, a empresa se organiza melhor para lidar com mudanças de preço, impostos ou taxas extras. Isso permite evitar surpresas no orçamento e garante continuidade na operação.
Transparência e Conformidade
A prática de prever e acompanhar os custos de frete torna as contas da empresa mais claras e fáceis de verificar. Isso é muito importante para seguir as regras fiscais e contábeis, evitando problemas com a fiscalização. Além disso, melhora a comunicação entre as áreas de logística, finanças e vendas, já que todos usam as mesmas informações atualizadas.
Em resumo, a provisão de frete é uma ferramenta de gestão indispensável que permite mais controle, previsibilidade, eficiência e segurança para as operações logísticas e para a saúde financeira da empresa.
Se você ainda não faz a provisão de frete, esse é o momento ideal para começar, e o sistema de gestão logística Active OnSupply pode simplificar esse processo com tecnologia especializada. Conheça agora o Active OnSupply e descubra como automatizar o provisionamento de frete na empresa em que você trabalha.
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