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Você tem certeza da qualidade dos comprovantes de entrega digitalizados na sua operação? No cenário logístico atual, a digitalização de processos é cada vez mais comum. Porém, existe uma etapa crítica que pode passar despercebida: a conferência da qualidade do comprovante de entrega.
Apenas um comprovante embaçado, ilegível ou incompleto pode transformar uma entrega concluída em um sério problema para o seu setor. Ignorar essa validação pode custar caro financeira e operacionalmente e, muitas vezes, só percebemos o erro quando já é tarde demais.
Nesta matéria, você vai descobrir os riscos reais de não conferir corretamente o comprovante de entrega digitalizado, os impactos de liberar pagamentos sem o devido cuidado e como a tecnologia pode blindar sua logística contra erros que ameaçam seu controle e sua reputação.
O que é um comprovante de entrega digitalizado?
O comprovante de entrega digitalizado é a versão eletrônica do tradicional canhoto assinado. Ele é obtido quando se digitaliza (escaneia ou fotografa) o documento em papel, criando um arquivo digital em PDF ou imagem, que pode ser facilmente armazenado e compartilhado.
Essa transformação reduz o espaço físico necessário, facilita buscas e integra o processo às necessidades do escritório moderno.
No entanto, um detalhe importante: a versão digitalizada nada mais é do que a imagem do documento original, e sua força jurídica só é garantida se as informações forem legíveis e completas.
Quais os riscos de não conferir a qualidade do comprovante de entrega?
Imagino que você confia plenamente nos seus transportadores e motoristas. Mas, mesmo quando a equipe é comprometida, falhas podem acontecer pelas mais diversas razões, por exemplo pressa, equipamento ruim, iluminação inadequada ou falta de padronização.
Veja os principais riscos de não adotar um processo de conferência de comprovante de entrega:
1. Pagamentos indevidos a transportadores
É comum que o pagamento dos parceiros logísticos só seja liberado após o envio e análise do comprovante de entrega. Se o documento estiver ilegível ou incompleto e, ainda assim, o pagamento for autorizado, sua empresa pode estar pagando por serviços não realizados corretamente e sem chances de reversão no futuro.
Quantos pagamentos você já aprovou sem verificar o comprovante de entrega? Esse detalhe pode representar um prejuízo significativo.
2. Ausência de provas em casos de contestação do cliente
Quando um cliente questiona a entrega e o documento disponível está borrado ou sem dados essenciais (assinatura, data, identificação do recebedor), sua logística fica desprotegida.
O resultado pode ser a perda do produto, custos extras com reenvio e sérios prejuízos financeiros.
3. Retrabalho, tempo perdido e baixa produtividade
A cada comprovante de entrega mal digitalizado, sua equipe precisa contatar o transportador, pedir reenvio ou, pior, lidar com documentos perdidos.
Esse retrabalho desvia o foco das atividades estratégicas, reduz a produtividade e pode inflar o custo da operação com necessidade de mais pessoal só para conferir comprovantes.
Como garantir a qualidade do comprovante de entrega?
Existem duas abordagens para conferência, e cada uma tem seus pontos de atenção:
Conferência manual
Um colaborador abre, visualiza e verifica todos os elementos do comprovante:
- Se o documento está legível;
- Se existe assinatura do recebedor;
- Se está com data de entrega;
- Nome completo de quem recebeu;
- CNPJ, CPF ou RG;
- Em alguns casos, até mesmo o carimbo da empresa.
Caso qualquer item esteja ausente ou ilegível, é necessário recusar e cobrar o reenvio do documento. Por outro lado, à medida que o volume de entregas cresce, esse método rapidamente se torna inviável: exige mais mão de obra, é sujeito a falhas humanas e pode atrasar o ciclo financeiro.
Conferência automatizada (com tecnologia)
Ferramentas inteligentes, como o Active OnSupply, automatizam a conferência dos comprovantes de entrega. Por inteligência artificial, o sistema analisa cada documento digital, verifica se as informações essenciais estão presentes e classifica como “válido” ou “inválido”.
Entre os principais benefícios estão:
- Agilidade: verificação rápida e padronizada, mesmo em alto volume;
- Segurança: reduz erros humanos e protege sua empresa contra fraudes ou informações faltantes;
- Facilidade de integração: sistemas como o Active OnSupply comunicam-se com seu ERP, liberando pagamentos apenas com documentos aprovados automaticamente;
- Alertas em tempo real: você é avisado imediatamente sobre documentos ilegíveis ou ausentes.
Por que a conferência do comprovante de entrega é indispensável?
Vivemos um novo momento na logística em que tecnologia, segurança e agilidade fazem parte da rotina das melhores empresas. Conferir a qualidade do comprovante de entrega deixou de ser uma boa prática para se tornar um requisito obrigatório.
Quanto maior o volume de entregas, mais urgente é contar com sistemas que garantam rastreabilidade, padronização e fácil auditoria de documentos.
Solução completa para sua logística: conheça o Active OnSupply
Se você deseja centralizar, padronizar e automatizar a gestão de comprovantes de entrega, o Active OnSupply é a solução definitiva. Totalmente integrado ao seu ERP, o sistema permite:
- Recebimento centralizado dos comprovantes;
- Validação automatizada e padronizada dos documentos;
- Alertas rápidos de documentos ilegíveis ou ausentes;
- Redução de custos, retrabalho e risco de pagamentos indevidos;
- Dashboards e relatórios em tempo real para gestão à vista.
Evite riscos, otimize recursos e mantenha o controle total da sua operação. Conheça agora os benefícios do Active OnSupply e proteja seu setor logístico.
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