SOLICITAÇÃO DE COLETA: Como garantir que o transportador aceitou e não vai te deixar na mão?

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

Se, em pleno século 21, você conta com a sorte na hora de fazer sua solicitação de coleta para a transportadora, saiba que isso é coisa de gestor que “ri na cara do perigo”! Só é bom tomar cuidado para o “perigo” não rir de volta para você. 

Se suas solicitações são feitas manualmente, por e-mail ou ligação, e você não tem um controle ou registro seguro, qual a sua garantia de que o transportador realmente fará a coleta?  

Hoje em dia, não há nenhuma necessidade de correr esse tipo de risco. Existem tecnologias que te ajudam a ter segurança de que o transportador não te deixará na mão. Se você quer saber como ter essa garantia na sua logística, continue a leitura para descobrir. 

 

Quais os riscos de controlar a solicitação de coleta manualmente?

Veja se isso já aconteceu por aí. Você enviou e-mail para todas as transportadoras que você tem homologadas solicitando cotações de frete. Depois de ter recebido respostas com os valores e os prazos, você escolheu a melhor transportadora para aquela situação e enviou um outro e-mail informando que ela ganhou e passou o dia e horário para fazer a coleta.  

Em seu controle manual, numa planilha ou no caderno, você registrou as informações que passou para aquela transportadora e informou o cliente sobre o prazo de entrega. 

Chega o dia da coleta e a transportadora não aparece. Você fica preocupado, pois já prometeu um prazo para o cliente. Mas sabe aquele e-mail que você enviou para a transportadora? Ele foi direto para o lixo eletrônico e ela nem ficou sabendo… 

Controlar a solicitação de coleta contando com a da sorte e sem confirmação nenhuma é muito arriscado. Pois, como você garante que o transportador irá no dia que você informou por e-mail? Já pensou até que ele pode ter visto seu retorno e respondeu só mentalmente? 

Sabe quando a gente recebe uma mensagem e responde só dentro da nossa cabeça? É normal e isso pode acontecer com o transportador também. 

Agora se o transportador tiver um portal para ele mesmo consultar as informações a qualquer momento, ele saberá se realmente te respondeu, sem contar que você terá a certeza e os dados do motorista que fará a coleta.  

E já pensou a sua portaria conseguir visualizar essas informações também? Além da segurança, quanto trabalho manual seria automatizado e quanto tempo seria economizado… 

 

Automatizando sua solicitação de coleta

Se você é do time que ainda utiliza papeis e planilhas para controlar sua solicitação de coleta, a produtividade da sua equipe está subutilizada. 

Com a tecnologia “batendo na porta”, quem não se atualiza acaba ficando para trás. Para automatizar as coletas, existem sistemas TMS, como o Active OnSupply, que controla toda a sua operação com poucos cliques. E ainda envia automaticamente as solicitações de coletas para o transportador. 

Com o Active OnSupply, as suas transportadoras têm acesso a todas as informações sobre as coletas para consultar online e a qualquer momento dentro do portal. Dessa forma, caso elas não tenham recebido um e-mail, é só entrar na plataforma que todas as informações estarão disponíveis e você receberá as confirmações das coletas. 

Quando sua operação está automatizada e centralizada dentro de um único portal, você consegue ter visibilidade de onde estão os gargalos e qual a melhor maneira de atuar em cada um deles. 

Você já ouviu falar em “gestão a vista”? É um método de gestão que te dá visibilidade de todos os pontos da sua operação por meio de números, dashboards e indicadores e permite mais agilidade e segurança nas tomadas de decisões. 

Então, para simplificar suas análises, vamos falar sobre os principais indicadores que você, gestor de logística, pode ter para acompanhar o andamento da sua solicitação de coleta. 

 

Detalhamento das coletas

Se você tem, por exemplo, 25 coletas pendentes com as transportadoras, lembrar “de cabeça” quais são as notas que cada transportadoras está responsável é uma tarefa humanamente impossível, concorda? 

Mas se você tiver um indicador que mostre detalhes, como a data de agendamento de cada uma delas, a data efetiva da realização e qual a transportadora será a responsável, isso te permite fazer análises e tomar ações com mais agilidade, pois é só “bater o olho” que já saberá onde atuar. 

 

Coletas pendentes e atrasadas

Se a coleta está pendente, porém dentro do prazo, entende-se que está tudo certo. Mas se está atrasada, pode ser por dois fatores: 

1. A transportadora realmente não foi coletar;
2. A transportadora coletou, porém ainda não registrou a informação.

De qualquer forma, as duas situações são complicadas e precisam de sua atuação. Porque nessa situação pode até atrasar a entrega e você nem ficar sabendo. Agora, se você conseguir acompanhar em tempo real tudo o que está acontecendo, a chance de algo sair do controle é muito menor. 

 

Coletas realizadas com atraso

De todas as suas coletas, quantas foram finalizadas com atraso? Será que todas são da mesma transportadora? 

Esse tipo de análise até dá para ser feita em uma planilha eletrônica, mas vai dar um trabalhão. Você precisará lembrar de atualizar o relatório sempre que solicitar uma coleta. Após o transportador aceitar, incluir a data de agendamento e depois incluir a data que foi realizada.  

Agora, se você tiver um indicador integrado em um sistema TMS, essa informação estará disponível para você em segundos, sem que você precise incluir dados manualmente. 

 

Coletas rejeitadas

Quando é solicitada uma coleta, por “N” motivos ela pode ser rejeitada, tanto pelo transportador, quanto pelo solicitante. Por exemplo, quando não existe capacidade ou a possibilidade de o transportador seguir com aquela coleta, ele a rejeita.  

Essa rejeição pode acontecer porque o transportador não atende a região, o veículo dele é muito pequeno para a mercadoria ou até mesmo porque o cliente cancelou a compra.  

Se a rejeição for por parte da transportadora e ela te informar apenas por e-mail, é mais fácil de a informação ter “passado batido”.  

 

Performance das coletas

Não só da análise da performance de entregas vive o gestor de logística. É preciso analisar a performance das coletas também. Mas como você sabe se a performance das coletas está boa? 

 Você, como gestor de logística, precisa avaliar todo o andamento da sua operação, principalmente se as transportadoras estão performando da maneira que precisa que elas performem. E fazer a avaliação com base em planilhas é muito trabalhoso, além de ser passível de erros.  

 

Como um bom controle das solicitações de coleta te ajuda a ganhar credibilidade da diretoria

Imagine que você foi chamado para participar de uma reunião com o diretor da empresa. Nessa reunião ele está apresentando os resultados das operações e te faz uma pergunta sobre como está o andamento das coletas, se está tudo dentro do planejado, se tem algum pedido pendente…  

Você fica com “cara de ué”, pois o seu registro é apenas em e-mails e planilhas e você não tem possibilidade de apresentar o resultado para ele naquele momento. 

Agora, imagine que você tem um dashboard com os principais dados da sua operação e no momento da reunião você apresenta esses indicadores. É muita confiança e credibilidade que você vai passar para ele, não é mesmo? 

Apresentar o resultado para a diretoria por meio de planilhas, não transmite a segurança das informações. Sabia que um professor da University of Hawaii, chamado Ray Panko, descobriu que em média 88% das planilhas Excel contém erros? 

Colocar em risco a sua gestão logística por causa de um controle que tem 88% de possibilidade de conter erros é loucura, concorda? 

Então, para simplificar suas análises e ter visibilidade total da sua operação, aposte na tecnologia de um sistema TMS, como o Active OnSupply, que já disponibilidade dashboards com números e gráficos bem claros e visuais. Dessa forma, você garante segurança nas informações além de apresentar resultados facilmente para a diretoria.  

 

E se você quer automatizar o controle das coletas e ter visibilidade da sua logística, conheça o TMS embarcador Active OnSupply → 

 

 

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