Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?
Ser gestor de logística não é fácil. Há muitas cobranças da diretoria e pouco reconhecimento, mesmo a logística sendo o coração da empresa. Afinal, de que adianta a empresa produzir o produto, divulgar, vender, faturar, se o cliente não receber o produto que ele comprou, no dia que ele estava esperando e em perfeitas condições?
Pois é, a logística é uma área valiosíssima para todas as empresas. Ainda assim, você sempre escuta da diretoria:
“A logística está gastando muito! Precisamos reduzir custos!”
Mas, a logística engloba tantas etapas e tantos processos. Por onde começar? Na prática, como realmente reduzir custos na logística? Quais são as ações que precisam ser tomadas para que haja uma redução significativa, que realmente fará a diferença para a empresa e trará reconhecimento pelos resultados do seu trabalho como gestor?
Hoje, você vai descobrir que com apenas uma mudança simples você vai conseguir reduzir os custos da sua logística e realmente ter o reconhecimento que merece.
Há várias ações que podem contribuir com a redução de custos logísticos, mas existe uma ação simples, uma única atitude que você pode tomar e é o segredo para, em apenas 1 mês, reduzir de 3% a 10% os custos de frete da sua logística.
Imagine quanto essa redução significaria para a sua empresa e o quanto você seria reconhecido por trazer esse resultado incrível em tão pouco tempo!
“Ah, mas de onde você tirou essa previsão de 3 a 10%?”
Eu não inventei isso, no final do vídeo você vai entender de onde esse número saiu.
Agora, faça um cálculo simples e rápido, só para ter uma ideia. Quanto você está pagando de frete por mês para os seus fornecedores? Claro que pode variar muito, mas indústrias de médio a grande porte costumam gastar de R$100 mil até R$1 milhão por mês em frete.
Vamos pensar em valor intermediário, R$300 mil. Reduzindo esse custo de frete em 3%, seria uma economia de R$9 mil por mês, mais de R$100 mil por ano!
R$300 mil
3% de redução = R$9 mil / mês
+ R$100 mil / ano
Já imaginou trazer uma economia de mais de R$100 mil por ano para a sua empresa? Se você trouxer esse resultado tão significativo, com certeza a logística será vista com outros olhos.
Ok, mas, como conseguir reduzir tudo isso no valor de frete? É muito mais simples do que você imagina! Basta fazer uma conferência de frete eficiente!
“Mas nós já fazemos a auditoria de frete aqui na empresa…”
Perfeito, já é um bom começo, mas COMO essa conferência é feita hoje? O grande segredo aqui, que vai fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua estratégia, é o COMO!
Como fazer a conferência corretamente
Boa parte dos gestores de logística fazem as conferências de frete manualmente, ou seja, conferem (ou delegam para outra pessoa da equipe) os valores de frete olhando nota por nota, muitas vezes com a ajuda de uma planilha de Excel.
O problema das planilhas é óbvio:
- você perde horas do seu tempo digitando informações;
- Além de desperdiçar tempo, é muito comum que aconteçam erros de digitação, de fórmula, de cálculo. Sejamos realistas, tudo que é feito manualmente está sujeito a erros humanos e isso é normal. O ser humano erra, todos erramos;
- E se a empresa emite 1 mil, 2 mil, 10 mil, 30 mil notas por mês, nem mesmo o funcionário mais eficiente do mundo daria conta de conferir todas elas, uma por uma. Daí, a maioria acaba fazendo a auditoria por amostragem (confere apenas umas 100 notas e vida que segue). Mas como ter a segurança de que todo o resto está correto? Difícil, né…
Alguns gestores, por falta de tempo, nem sequer se preocupam em fazer essa conferência, e não imaginam o tanto de dinheiro que podem estar perdendo e o prejuízo que isso traz para a empresa.
Bom, mas porque você pode perder dinheiro por não conferir os fretes corretamente?
Como já falamos, o ser humano erra. Por isso, é muito comum que o transportador, na hora de mandar cobrança, acabe errando no cálculo de alguma taxa ou imposto.
Ou até mesmo pode ter acontecido algum imprevisto durante o transporte e foi necessário acrescentar um adicional que não estava previsto na tabela de frete. Isso é normal, o problema é se esse adicional estiver muito acima do aceitável.
Aí é necessário renegociar com a transportadora e rever esses valores, para que a empresa não tenha custos adicionais exorbitantes.
E é aí, descobrindo esses erros de cálculo e esses adicionais absurdos, que você consegue renegociar com o transportador e reduzir o valor de frete nessas renegociações, pagando somente o justo e o que foi combinado na tabela de frete.
Segundo especialistas, os custos de frete podem representar mais de 30% (dependendo do produto) do valor do produto! Já imaginou que se você conseguir diminuir os valores de frete, além de reduzir custos na área da logística, você vai melhorar a competitividade da sua empresa no mercado?! Pois é!
Gastando menos de frete, é possível até mesmo diminuir o preço final do produto, o que vai deixar o produto mais competitivo e, consequentemente, trazer mais vendas!
Vendendo mais a empresa fatura mais e tem mais lucro. Olha só que resultado incrível você pode trazer para a sua empresa com uma ação tão simples. Com certeza a diretoria vai ficar muito satisfeita com o seu resultado.
Bom, já sabemos que não conferir os fretes é perigoso e pode trazer um prejuízo muito grande, e fazer conferência em planilhas e por amostragem é quase a mesma coisa de não fazer.
Então, qual é a solução? Preciso conferir todas as notas pra realmente reduzir os custos da logística? Sim, você precisa conferir todas as notas, sem exceção.
“Mas, Yara, você mesma disse que é humanamente impossível conferir milhares de notas por dia!”
Sim, é HUMANAMENTE impossível, mas que tal ter uma ajudinha da tecnologia aí?
Usando a tecnologia ao seu favor
No nosso dia a dia, não fazemos nada sem tecnologia. Porque na logística, um setor tão essencial para manter o país funcionando, seria diferente?
Você não precisa gastar horas do seu precioso tempo, ou do tempo da sua equipe, com uma tarefa tão manual e repetitiva.
Já existem sistemas que fazem a conferência dos fretes automaticamente pra você, sem digitação, sem erros e sem perda de tempo.
Mas calma, não é qualquer sistema que vai te trazer esse resultado. Por exemplo, um módulo de logística no ERP ou um sistema de logística bem básico podem não atender da forma que você precisa.
Por isso, fique atento porque eu vou explicar daqui a pouco quais são as características que o sistema ideal precisa ter.
Bom, o sistema que vai te ajudar a reduzir os custos de frete sem perder tempo com conferência é chamado de TMS Embarcador (Sistema de Gestão de Logística e Transporte).
Além de fazer a conferência de frete automaticamente, também simplifica o gerenciamento da logística como um todo. Ele te ajuda a:
- Fazer melhores Negociações de Frete;
- Planejar a expedição para evitar devoluções ;
- Monitorar as entregas (tracking) para evitar atrasos;
- Analisar o nível de serviço logístico por meio de indicadores;
- Evitar cobranças indevidas fazendo a conferência de CT-es e faturas.
E, na prática, como o sistema TMS faz essa conferência?
- O sistema busca automaticamente na SEFAZ os CT-es que foram emitidos para a sua empresa, sem que você precise ficar dependendo da transportadora para te enviar essa informação;
- Com os CT-es no sistema, ele vai conferir todos os campos (taxas, impostos, adicionais), comparando os valores com CT-e com os valores que foram combinados na tabela de frete do transportador, que também já vai estar registrada no sistema;
- Se todos os valores estiverem corretos, o TMS aprova automaticamente o CT-e e envia a cobrança direto para o financeiro da empresa. Caso haja divergência, o sistema não aprova o CT-e e mostra pra você quais CT-es não foram aprovados e exatamente em qual campo está a divergência. Ou seja, você não precisa ficar conferindo os CT-es que já estão corretos, o sistema já faz isso pra você. Você vai tratar apenas as exceções e vai ter, inclusive, argumentos concretos para renegociar com o transportador;
- E o melhor de tudo é que, mesmo com todos esses benefícios, um bom TMS é mais barato do que você imagina.
Ainda mais se analisarmos o custo-benefício. Só com todo o dinheiro de frete economizado por ano, o sistema mais do que se paga e ainda vai aumentar o lucro da empresa. Isso sim é um investimento inteligente!
Com a conferência de frete automática, além de economizar seu tempo, você consegue fazer a auditoria de 100% dos seus fretes, terá a certeza de que os valores estão corretos e conseguirá reduzir de 3 a 10% dos custos de frete.
Bom, mas de onde nós tiramos essa previsão de 3% a 10% de redução de frete?
Não sou eu quem está dizendo. Quem nos passou esse feedback foram gerentes, coordenadores e supervisores de logística de empresas dos mais diversos segmentos, que começaram a conferir os fretes da forma correta, utilizando o TMS Active OnSupply. Olha só:
“Nós ganhamos, em média, uma redução de 3% no custo total de frete. Em alguns casos, o transportador estava cobrando um valor absurdamente maior, e conseguimos identificar por meio do Active OnSupply. Na conferência de frete, o Active OnSupply mostra exatamente em qual campo está a divergência. Dessa forma, fica muito mais fácil corrigir. Temos a gestão desde o faturamento da mercadoria até a entrega no cliente.” – Grupo Legrand
“O Active OnSupply auxiliou na redução das tarefas manuais, eliminou erros humanos, ofereceu uma maior rapidez e transparência nas atividades de controle dos fretes. Duas das funcionalidades mais úteis são: a conferência automática dos fretes, comparando o pré CT-e (calculado pelo Active OnSupply) com o CT-e gerado pelo transportador; e os indicadores que norteiam a operação para as diversas tomadas de decisão que a gestão de fretes necessita tomar diariamente.” – Tecfil
Então, se você quer reduzir os custos logísticos e ser reconhecido pelos seus resultados, solicite contato de um dos nossos consultores e conheça o Active OnSupply.
Conta pra mim aqui nos comentários como você pretende aplicar essas dicas aí na sua logística e depois me conta se deu certo. Se gostou dessas dicas, compartilhe com outros logísticos, vai ser muito útil pra eles também.
Muito obrigada e até a próxima!