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Para informar a portaria que a transportadora está chegando para fazer a coleta de mercadorias você precisa ligar e passa as informações por telefone ou enviar um e-mail com os dados do motorista e veículo?
E quando a portaria não anotou a sua solicitação ou perdeu o papel em que foi anotado, e o motorista “dorme” no portão… aí você precisa pagar mais diárias, a entrega atrasa, você não cumpre o prazo que prometeu ao cliente…
Com a necessidade de fazer entregas cada vez mais rápidas, aumenta também a necessidade de ter agilidade no processo de coleta de mercadorias. Além de agilidade, é muito importante ter o controle dessas coletas, saber quantas estão pendentes, quantas foram finalizadas no prazo e quantas foram finalizadas em atraso.
Lendo esta matéria até o fim você vai descobrir a importância do controle da coleta de mercadorias, dicas e os 3 principais erros que os gestores de logística comentem nessa etapa da operação.
Por que é tão importante controlar a coleta de mercadorias?
Acompanhar o andamento das entregas sem acompanhar o andamento das coletas de mercadorias é o mesmo que você ir em um show de rock e a banda não ter guitarrista. O “show” fica incompleto.
A coleta de mercadorias representa a etapa inicial do processo logístico. Sua eficiência impacta diretamente na pontualidade das entregas e na satisfação dos clientes.
Se você não controlar o passo a passo da coleta, fica sujeito a receber reclamações de atrasos de entregas. E você, melhor do que ninguém, sabe como é péssimo tomar alguma ação somente depois que o cliente reclama.
Ter visibilidade do que está acontecendo em sua logística te dá amplitude de ação. Mas como descobrir se sua operação está com problemas ou não?
Uma maneira muito eficiente de saber o que está acontecendo é analisando os dados por meio de dashboards e indicadores de desempenho.
Pensando nisso, montamos o e-book: Utilizando Indicadores na Logística com o objetivo de ajudar você a ter visibilidade da sua operação para tomar decisões embasadas em dados e em tempo real.
Com um controle efetivo sobre a coleta de mercadorias, você consegue identificar falhas no processo e ter ações proativas. Você vai saber rapidamente como está o andamento das coletas, se o transportador atrasou ou se foi realizada dentro do prazo combinado.
Se existir muitas coletas finalizadas fora do prazo, será que não é hora de avaliar para trocar o parceiro de transporte? Tendo informações para se basear é mais fácil e mais seguro para a sua tomada de decisão.
3 erros mais comuns no controle de coleta de mercadorias
O controle eficiente da coleta de mercadorias é essencial para que a sua operação logística tenha sucesso. No entanto, erros frequentes podem comprometer seriamente sua operação e a produtividade das entregas.
Listamos 3 principais erros cometidos no controle de coleta de mercadorias que podem comprometer sua logística.
1º Controlar as coletas no papel
Um dos maiores erros que os gestores da área de logística cometem é fazer os controles da operação em cadernos ou post-its.
Dessa forma as informações não são atualizadas em tempo real, você não consegue ter visibilidade dos dados para tomar decisões estratégicas e é muito fácil de perder informações que estão em papéis.
Já aconteceu de você derrubar uma xícara de café na mesa e molhar seu caderno? Todas as anotações serão perdidas em segundos.
E mesmo que pense: “ah, a quantidade de transportadora para fazer o controle é baixa, eu consigo me organizar no caderno”, como você vai ter visibilidade das informações?
Se estiver em uma reunião com a diretoria para apresentar os números da sua logística e abrir um caderno para falar, por exemplo, da quantidade de coletas em atraso, você não passa credibilidade para seu diretor.
2º Controlar as solicitações de coleta por e-mail
Imagine que você enviou um e-mail importantíssimo com todas as informações para coleta de mercadorias e, acidentalmente, você aperta uma tecla errada e o e-mail é excluído. Ou, pior ainda, acontece alguma “pane” no sistema de e-mails, ele fica preso na caixa de saída e você nem percebeu.
Pois é, essa é a realidade de fazer o controle por e-mail. Esse é um método arriscado e ineficiente e que coloca em risco a organização e a produtividade da sua operação logística. Você acha que o e-mail foi enviado, e ele ficou parado atrasando todo o seu planejamento.
Outro ponto é que as solicitações das coletas por e-mail, geralmente, não seguem um formato padronizado, o que leva a informações difíceis de serem organizadas e analisadas, e quando consegue organizar, já se passou tanto tempo que as informações nem servem mais.
3º Avisar via ligação na portaria que a transportadora vem coletar
Veja se isso já aconteceu aí na sua operação. Você ligou na portaria e passou os dados do motorista que faria a coleta e a entrega de um pedido muito importante. No momento de passar os dados o porteiro entendeu o nome do motorista diferente daquele que você passou.
Quando o motorista chega para fazer a coleta, a informação não é a mesma que o porteiro anotou, então a entrada é bloqueada. Porém no momento que o motorista chegou, você estava ausente e o porteiro não conseguiu fazer contato com você e, por esse motivo, ele não pôde liberar o motorista que teve que voltar para a transportadora.
Como o motorista precisou voltar, você teve de fazer o processo de agendamento da coleta novamente e a consequência de tudo isso foi que a entrega se atrasou também. Olha só que “problemão” só por causa de uma informação anotada errada e que ainda foi passada por telefone…
Para evitar esses erros e ter eficiência na sua operação logística é fundamental automatizar essas tarefas com a ajuda da tecnologia de sistema TMS, por exemplo.
Ao investir em um sistema de gestão logística que te ajude a fazer o controle das coletas de forma eficiente, você garante um melhor planejamento das atividades, produtividade e melhoria na comunicação, pois o trabalho estará automatizado e você terá visibilidade dos dados para tomada de decisões estratégicas.
Como ter um excelente controle de coleta de mercadorias
- Organizar: O primeiro passo é organizar as informações antes de enviar uma solicitação para o transportador. Assim, ele já se organizará com o veículo correto para seguir a coleta, pois se você passar as medidas incorretas, por exemplo, ele pode ir com um veículo pequeno e não conseguir carregar. Aí vai ter que voltar outro dia para fazer a coleta, o que atrasa seu agendamento.
- Padronizar: Procure sempre padronizar as informações quando for solicitar uma coleta de mercadorias. Principalmente se a solicitação for de maneira manual, mesmo que manual não seja o cenário ideal. Porém tendo padronizado você não se perderá nas informações.
- Acompanhar: Também é de extrema importância acompanhar os prazos para não ter nenhuma “surpresa” em sua programação. Se você prometeu uma data com o cliente, ela precisa ser seguida.
Já pensou em como é ruim o seu cliente ter se organizado para receber o pedido e no dia que era para ser entregue, a transportadora ainda está indo fazer a coleta? Isso quebra toda a expectativa que o cliente estava e pode até mesmo o deixar frustrado com sua falta de organização.
Se você informar ao cliente que a entrega dele vai atrasar, ele consegue se reorganizar e não fica na expectativa de que o motorista está chegando. Isso diminui até as reclamações e ligações no SAC para saber sobre os status das entregas
- Automatizar: O ideal é usar a tecnologia como aliada para te ajudar no controle da logística e na solicitação de coleta de mercadorias. Dessa forma, você terá visibilidade de tudo o que está acontecendo na sua operação.
Existem sistemas TMS automatizados, como o Active OnSupply, onde você visualiza todos os passos da sua operação dentro de um único portal, desde a cotação até a entrega e liberação da fatura de frete para pagamento.
Usando um sistema TMS eficiente, você nem precisa se preocupar em cobrar o transportador caso ele atrase em alguma etapa do transporte. O próprio sistema faz esse trabalho enquanto você faz análises e toma decisões estratégicas.
E você, quer ter o controle total das suas coletas?
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