Controle de entregas

Em vez de ler, que tal assistir ao vídeo?

Será que você tem um bom controle de entregas? Vamos lá… Você sabe quantas notas estão entregues, quantas estão atrasadas ou quantas ainda nem foram direcionadas para o transporte e que podem impactar na performance da sua logística?

É comum que quando se fala em ter uma gestão eficiente da logística, pensamos em acompanhar os custos de frete e esquecemos de analisar as entregas.

Para ter um controle de entregas eficiente, é necessário ter visibilidade de tudo o que está acontecendo, saber os status de todos os pedidos e se antecipar de qualquer problema que venha acontecer.

Ficar esperando o problema acontecer para depois tomar uma ação está ultrapassado. E ninguém quer ser ultrapassado, não é mesmo?

Lendo esta matéria até o final você vai descobrir dicas valiosas para começar a ter visibilidade e um controle de entregas automatizado por meio de dashboards.

Você ainda faz o controle de entregas de forma manual?

Imagine a seguinte situação: você recebe a ligação de um cliente furioso porque a mercadoria ainda não chegou. Você corre para o computador, consulta o site da transportadora, mas o site não carrega.

Você resolve ligar para o SAC, espera na fila de ligações e, finalmente, quando consegue falar com um atendente, recebe a notícia: “vamos verificar o que aconteceu e em breve te retorno”. Essa espera vira uma eternidade, o cliente não para de ligar e você não sabe mais o que fazer…

E essa cena se repete diariamente, os clientes ficam insatisfeitos, vão parando de fechar negócio com a empresa e você não entende o motivo de ter caído a quantidade de entregas.

Pois é, apesar de ser uma situação que acontece com frequência, você e seu time estão perdendo muito tempo entrando em sites de vários transportadores para controlar os status das entregas manualmente, concorda?

E se você tivesse, facilmente, todas as informações das entregas em um único lugar? Será que seria mais fácil de informar o cliente? Ou se o seu cliente tivesse acesso ao seu sistema para consultar as entregas dele, será que resolveria grande parte da insatisfação?

Uma grande aliada para te ajudar com a agilidade da informação é a tecnologia. Automatizando e centralizando o controle das entregas as informações são trocadas em tempo real e você não precisa se preocupar em entrar em contato com as diversas transportadoras uma por uma, pois consegue consultar todas as entregas em um único lugar.

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Por que você precisa centralizar e ter visibilidade do controle de entregas “para ontem”?

Centralizando as informações e automatizando o seu controle de entregas, você e seu cliente ganham benefícios com isso. Você elimina essa tarefa demorada e frustrante de ligar para as transportadoras, atualizar planilhas e ainda seu cliente tem acesso à informação que ele precisa em tempo real, consultando um portal para acompanhar as entregas dele, por exemplo.

Se você usar a tecnologia para te ajudar, também é possível, por meio de integração com os sistemas das transportadoras, receber atualizações em tempo real sobre o status de cada entrega diretamente no seu portal de gestão.

Assim que o transportador mudar qualquer informação no status da entrega, você já fica sabendo todo o passo a passo do transporte, visualiza todas as informações e tem o controle de entregas por meio de dashboards claros e precisos.

E, além da equipe de logística ter acesso às informações das entregas, é possível disponibilizar o acesso para os vendedores também. Imagina quantas ligações e reclamações você elimina se as informações sobre as entregas ficarem disponíveis para outros setores?

Por exemplo, com a informação de que a mercadoria saiu para entrega, já dá um direcionamento para o vendedor fazer a gestão dos pedidos dele e até mesmo avisar o cliente.

Para simplificar o seu controle, hoje já existem sistemas TMS automatizados que são integrados à dashboards e te dão todas as informações e visibilidade necessária para tomar ações rápidas e proativas.

Exemplos de indicadores para o controle de entregas:

Quando se fala em controle de entregas, a forma mais indicada de se ter visibilidade completa de tudo o que está acontecendo na sua logística é por meio de dashboards e indicadores pois, é um dos meios mais simples de ter informações claras e precisas.

Utilizando os indicadores integrados com a tecnologia de um sistema TMS, como a do Active OnSupply, você consegue monitorar sua operação online e em tempo real.

Listamos abaixo 5 exemplos de indicadores que vão auxiliar muito você a ter um controle de entregas eficiente:

1 – Evolução da performance de entregas

Já comentamos aqui que além do transportador ter performance, você também tem a sua performance de entregas, que representa como está a sua logística.

É fundamental acompanhar a sua performance de entregas, pois se ao decorrer dos meses ela estiver baixa, você precisará tomar ações junto aos transportadores. Porém, se você não tiver essa informação, você não terá dados para se basear, e aí como vai saber onde está o problema para atuar?

Um dos perigos de fazer o controle de entregas de maneira manual, é que dará margem para o transportador questionar se aquela informação realmente está correta. Ter essa informação automatizada e online te dá uma segurança maior, pois, não será nada “feito na mão”.

É normal o ser humano errar, mas quando se usa a tecnologia para ter as informações automatizadas, é até uma margem de segurança para os transportadores, já que a tarefa está automatizada e não terá de nenhum “dedinho humano”. Até porque os parceiros verão que você não está valorizando um e prejudicando o outro, por exemplo.

2 – Total de notas emitidas versus total de notas com saída

Você tem visibilidade da quantidade total de notas que foram emitas durante o mês? E dentro dessa volumetria, você sabe quantas delas já estão direcionadas para o transportador seguir com as entregas?

Ter a informação de quantas notas emitidas ainda não foram enviadas para os transportadores, te dá um direcionamento de onde precisa atuar. Por exemplo, será que essas notas ainda estão no prazo e serão enviadas no próximo dia? Ou teve um problema com o transportador e ele está localizando outro parceiro para seguir com a entrega? Ou realmente elas foram esquecidas?

Ter um controle de entregas por meio de dashboards amplia a visibilidade e você consegue ter uma atuação proativa para reverter os problemas antes mesmo de eles acontecerem.

3 – Percentual de entregas no prazo

Você sabe como está seu percentual de entregas no prazo? Se das suas 100 entregas, apenas 60 estão entregues no prazo está na hora de analisar com os transportadores e tomar ações para reverter essa situação.

É claro que não dá para garantir que 100% das entregas serão feitas no prazo, até porque imprevistos acontecem e é normal. Pode ser uma rua interditada, um pneu furado ou um cliente que não estava disponível para receber…

Porém, apesar dos imprevistos, ter uma taxa de entrega no prazo de até 80%, por exemplo, é preocupante. Pode ser duas coisas:

A transportadora não está entregando no prazo;
A transportadora está entregando, porém não envia as informações corretamente.

De qualquer modo, as duas situações precisam ser analisadas cuidadosamente. E é importantíssimo ter os dados atualizados para tomar as ações corretas, e você só tem essa informação se tiver um controle de entregas eficiente.

4 – Quantidade de notas pendentes e em atraso

Além de você ter um indicador para o controle de entregas no prazo, um outro muito importante de acompanhar é o indicador que mostre as entregas em atraso.

Mais do que ter visibilidade dos pedidos que foram entregues, você precisa cuidar principalmente daqueles pedidos que já passaram da data de entrega e ainda estão pendentes.

Se coloque no lugar do seu cliente e, imagine só como é péssimo comprar algo e não receber no prazo combinado. Pior ainda quando, além de não receber, a empresa nem entrou em contato para justificar esse atraso.

Ter um dashboard que te mostre exatamente o que está pendente e fora do prazo é crucial para que você tome ações estratégicas. Além de ter informações para avisar os clientes sobre as entregas.

Por exemplo, se na região sudeste você sempre entrega em atraso, já passou da hora de tomar ações e, quem sabe, até mudar de transportador.

5 – Lead time de entregas

Esse indicador é referente ao tempo que leva desde a chegada do pedido até a entrega.

O lead time está ligado a satisfação do cliente. Pois quanto mais tempo demora para uma entrega ser feita, mais propenso o cliente está para pesquisar o mesmo produto em outra empresa.

Além de acompanhar o lead time geral das entregas, vale acompanhar também este indicador por estados e regiões de destino. Somente assim você terá dados para montar estratégias e melhorar os prazos de entregas para os clientes.

Esses foram somente alguns exemplos de indicadores. Dependendo da sua necessidade e da sua operação, é possível ter vários outros.

Por meio de dashboards integrado ao Active OnSupply como performance, notas emitidas, entregas no prazo, notas pendentes e lead time, você terá uma visão completa da operação, poderá identificar os gargalos e tomar decisões estratégicas para otimizar os processos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.

Quer ter a visibilidade, controle das suas entregas em tempo real e saber como está a performance da sua logística?