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Se você ainda controla sua operação logística em planilhas, além de desperdiçar muito tempo está correndo um risco muito grande de trabalhar em cima de dados desatualizados e imprecisos.
A logística é uma atividade que precisa de uma gestão bem detalhada e apurada, já que se trata de um setor com operações delicadas, com riscos e custos altos e, principalmente, muito dinâmica.
Depender de planilhas para tomar decisões acaba gastando muito tempo e, muitas vezes, as informações ficam desatualizadas, o que faz a sua análise ser feita em cima de dados incorretos.
Então, para garantir que as informações estejam corretas e que sua tomada de decisão seja realmente assertiva, a tecnologia surge para ajudar e facilitar seu processo decisório.
Nesta matéria, vou revelar alguns dos principais dashboards essenciais para a gestão à vista na logística e como a tecnologia te ajuda com essa visibilidade. Leia até o fim para descobrir.
A importância da tecnologia na gestão à vista
Para exemplificar a importância de usar a tecnologia para ter uma gestão à vista vou comparar com o que acontece em outra área.
Imagine que você comprou um terreno e contratou uma empresa para fazer a terraplanagem. Sabemos que esse processo é bem trabalhoso e precisa ser feito com os equipamentos certos. Precisa ter retroescavadeira, tratores, esteira para nivelamento do solo e os demais equipamentos para fazer o serviço de maneira adequada e eficiente.
Então, quando você faz a gestão da área logística tendo que buscar as informações em diversas planilhas e sem ter visibilidade é a mesma coisa que a empresa de terraplanagem mandar apenas o operador com a pá e a enxada para fazer todo o terreno. O serviço que levaria um mês, acaba levando um ano.
Para aplicar a gestão à vista na sua logística, você precisa garantir que as informações são confiáveis e que sejam atualizadas em tempo real. Só assim você consegue tomar ação em tempo hábil para evitar um problema, por exemplo.
A tecnologia permite que você tenha os dados e as informações de forma segura e rápida, para que a visibilidade seja clara e a tomada de decisão seja estratégica e eficiente.
Automatize e tenha VISIBILIDADE: Gestão à vista com um sistema TMS
Sabemos que analisar linha por linha de uma planilha é uma tarefa muito importante, mas precisa ter muito tempo para fazer isso. Com a agilidade que precisamos ter atualmente, não é vantajoso você perder horas do seu dia para fazer esse tipo de análise.
Existem muitos sistemas que até fornecem um B.I. (Business Intelligence em português inteligência de negócios), porém se você não atualizar os dados manualmente não terá as informações que precisa. É praticamente a mesma coisa de trabalhar com as planilhas, concorda?
Para facilitar a aplicação da gestão à vista na sua logística, você pode contar com um sistema TMS como o Active OnSupply, que já fornece os dashboards automaticamente com os dados da sua operação, sem que você precise preencher mais nada. A informação já estará consolidada e você terá controle e visibilidade de tudo o que está acontecendo na sua operação.
E quais são os principais dashboards para ter uma gestão à vista na logística?
Uma característica interessante do ser humano é assimilar as informações de forma visual. Você sabia que mais de 80% das informações que nosso cérebro absorve é por meio da visão? Por exemplo, grande parte das placas de sinalização nas ruas contém ilustrações e imagens, só de olharmos já sabemos a informação que elas querem nos passar.
Então, sabendo dessa informação, por que não usarmos isso para facilitar nossas análises e ter mais praticidade nas tomadas de decisões no mundo corporativo, não é mesmo?
Nesse sentido, separei 8 dashboards essenciais para você ter gestão à vista na sua logística de forma automatizada. Para exemplificar, vou mostrar os dashboards disponíveis no sistema TMS Active OnSupply:
Dashboard de cotação: este dashboard é ideal para identificar as cotações que ainda estão pendentes de aprovação, pois ficar com cotações paradas pode causar atrasos nas entregas, como consequência. Além disso, você consegue visualizar as cotações que já foram aprovadas e se o valor de gastos da logística ainda está dentro do esperado.
Ter rapidamente a informação de quantas cotações estão aprovadas e pendentes, saber quais são as regiões com maior quantidade de cotações te permite tomar ações estratégicas rapidamente. Você consegue acompanhar como está o valor de frete aprovado por mês para saber se não está extrapolando a régua de gastos. Com este indicador, rapidamente você tem a informação de forma detalhada.
Dashboard de coleta: se você ainda controla as coletas por e-mail ou planilhas, você corre o risco de ficar sem informação. Porque, normalmente, a planilha tem “um dono”, e se esse “dono” faltar, entrar de férias ou ficar doente, é bem provável que você fique sem informação e seu controle ficará desatualizado.
Quando os controles são feitos por planilhas é muito complicado de saber quantas coletas estão atrasadas, quantas o transportador já coletou ou quantas foram coletadas em atraso. Sem contar que para saber como está a performance das coletas precisa fazer uma infinidade de cálculos e ainda corre o risco de a planilha ficar pesada e parar de funcionar.
Ter a informação pronta, para só de olhar você saber o que está acontecendo, permite que o tempo que você perderia consolidando os dados e fazendo fórmulas em planilha seja usado de maneira mais inteligente para tomar decisões estratégicas.
Dashboard de ocorrência: acessar o site de uma transportadora para saber o status de uma entrega pode até ser uma tarefa simples, desde que você tenha que consultar uma única entrega em uma única transportadora. Agora se você tiver 5, 10 ou 50 transportadoras, fazer a gestão de ocorrências dessa forma acaba se tornando uma tarefa quase impossível e totalmente desgastante.
Agora, imagina que simples seria você acessar um único painel e ter as informações das ocorrências de todas as transportadoras centralizadas ali? Saber rapidamente quantas estão pendentes de solução, qual transportadora e qual cliente tem mais ocorrências. Dessa forma, você consegue tomar ações embasadas nos dados para minimizar a quantidade de problemas.
Quando se tem dados reais para a tomada de decisão, é mais simples de resolver aquela determinada questão.
Dashboard de entrega: sabia que, além do transportador, sua logística também tem performance de entregas? E se você não estiver controlando esse número, a sua operação pode estar correndo perigo. Saber como está a sua performance de entregas por região do Brasil, te dá margem para negociar com novos parceiros de transporte para aquela região, caso ela esteja abaixo da meta.
Um outro indicador importante é o lead time, que é o tempo que leva desde a chegada do pedido na sua empresa até a finalização da entrega. Se esse indicador estiver muito alto, indica que é necessário tomar ações para diminuir esse tempo, como investir em pontos de distribuição para agilizar as entrega, por exemplo. Esse tipo de análise só é possível de ser feita se você tiver informação.
Dashboard de performance de entregas do transportador: de todas as entregas, quantas delas foram feitas no prazo, quantas atrasadas e quantas estão pendentes? Se para responder qualquer uma dessas perguntas você precisa acessar uma planilha ou entrar em contato com a transportadora, saiba que você já está perdendo tempo.
Quando o seu diretor passa em sua mesa e te pergunta se a “Transportadora X” está performando conforme o esperado, ele não vai querer esperar você levantar tudo o que aconteceu no último mês para ter uma resposta. Ele precisa saber naquele momento. É o que dizem, “gestor que é gestor, tem resposta para o diretor”.
Então imagina que na sua sala tem um painel de gestão à vista, onde seu diretor nem precise te perguntar, só de ele “bater o olho” já saberá como estão as informações dos transportadores e das entregas. Isso passa muito mais transparência e confiança sobre o seu trabalho.
Dashboard de custo com frete: você sabe, de prontidão, como está o seu custo com frete? Imagina ter uma televisão com um indicador detalhado de como está a evolução dos gastos da sua logística, o percentual do custo de frete e valor de frete por quilo transportado sem que você precise fazer vários cálculos e acessar uma infinidade de planilhas.
Sabemos que tempo é dinheiro e perder tempo é perder dinheiro. Então se você está fazendo essas análises de maneira manual significa que em vez de estar tomando ações estratégicas, você está perdendo dinheiro.
Dashboard financeiro: quando precisa liberar um documento para o financeiro seguir com o pagamento normalmente é você, gestor de logística, que assina embaixo garantindo que está tudo conforme o combinado. Mas se passar algum valor divergente como você sabe dessa informação? Muitas vezes nem fica sabendo, não é mesmo?
Outro indicador importante de ser avaliado quando o assunto é financeiro é o percentual do frete sobre o valor da mercadoria. Tendo facilmente esse número você já consegue tomar ações rápidas para não ultrapassar o limite de gastos mensal.
E sem contar as análises que poderá fazer sobre quais regiões e filiais mais gastam em frete, qual o tipo de CT-e faz seu custo subir, se é CT-e complementar, reentrega, devolução ou diária, por exemplo.
Dashboard de fatura: este indicador caminha junto com o anterior, pois também está relacionado ao financeiro. A diferença entre eles é que este é exclusivo de faturas.
Com este dashboard você tem a visibilidade de quantos CT-es estão aprovados, porém o transportador ainda não enviou as faturas e consegue identificar quais são essas transportadoras para poder cobrá-las do envio.
Você sabia que o nível de serviço do transportador pode ser afetado se ele não te enviar os documentos como CT-es, comprovantes de entregas e faturas? Se você tem a informação de que existem faturas pendentes de envio de um determinado transportador, isso abre margem para que você busque até novas negociações com outros fornecedores. Assim, você pode contar com transportadores que realmente estão preocupados em prestar um bom serviço e te manter sempre atualizado.
A gestão à vista, quando bem utilizada, otimiza e muito os processos da logística, pois a sua equipe fica mais engajada em alcançar as metas, buscar a excelência nos resultados e você tem mais segurança na hora de tomar decisões estratégicas. É só “bater o olho” para saber onde atuar.
Se você quer parar de tomar decisões às cegas na sua logística, não perca mais tempo!
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