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No dia a dia da logística, a correria das tarefas operacionais pode impedir você de ter uma visão estratégica e inovadora. Com tantas atividades ao mesmo tempo, fica difícil acompanhar a eficiência da operação e identificar pontos de melhoria.
Mas e se houvesse uma maneira simples de você monitorar tudo o que está acontecendo em tempo real?
Nesta matéria, você vai descobrir por que a gestão por meio de KPIs é essencial para a logística, quais são os principais indicadores e como os dashboards podem simplificar sua operação.
A importância do KPI na logística para controlar a operação
Os KPIs (Key Performance Indicators), que em português significam indicadores-chave de desempenho, são fundamentais para você ter uma gestão logística eficiente. Eles permitem que os gestores monitorem a performance da operação, identifiquem gargalos e tomem decisões mais assertivas.
Sem KPIs bem definidos, a operação fica sujeita a falhas, atrasos e até mesmo aumento dos custos. Se você não monitora o andamento da sua operação, não sabe se está tudo conforme oesperado e se as metas estão sendo atingidas, concorda?
Os dashboards são a maneira mais eficaz de visualizar os KPIs em tempo real. Com um indicador bem estruturado, é possível acompanhar desde as cotações até o tempo de entrega, garantindo controle e previsibilidade.
Podemos comparar o dashboard com o painel de um carro, e aquelas luzes (que a gente torce para não acenderem) são os KPIs.
Imagine que você está em uma viagem de férias e alugou um carro para ter mais conforto. Para você saber o nível de gasolina, a temperatura do motor e a sua velocidade, é só olhar no painel que rapidamente já terá essas informações, concorda?
Na logística, os dashboards e KPIs têm a mesma finalidade. Você precisa ter as informações rapidamente para “só bater o olho” e já saber como está o andamento de toda a sua área.
Quais são os principais KPIs na logística?
A escolha dos KPI depende do tipo de operação logística da empresa. No entanto, alguns são fundamentais para todas as operações, por exemplo:
KPI na logística: Indicadores de cotação
Com este KPI, você tem a previsibilidade dos gastos da logística, consegue identificar quais cotações já foram aprovadas e quantas ainda dependem da sua aprovação.
Além disso, você tem dados para saber como estão os fretes por região do Brasil e com isso tomar ações para investir esforços em regiões com poucas saídas ou abrir um novo CD em regiões mais estratégicas para a sua logística.
Por exemplo, imagine que a empresa está localizada no Nordeste, porém tem a maior concentração de entregas no Sudeste. Será que não é viável abrir um CD ou uma filial em São Paulo?
Sem a visibilidade de um dashboard é muito mais difícil você conseguir fazer essa análise de forma rápida.
KPI na logística: Indicadores de custo de frete
Você sabe quanto percentualmente o frete representa no valor da nota fiscal? Ou qual o valor por quilo do frete transportado?
Se você respondeu essas perguntas sem precisar abrir uma planilha “lotada” de fórmulas, parabéns! Você já está um passo à frente de muitos gestores de logística.
Conversamos diariamente com esses profissionais e sabemos que a realidade não é essa. Quando o diretor passa e pergunta como está o custo de frete, ele quer uma resposta rápida, não vai aguardar a planilha com informações de mais de um ano carregar e você precisa “se virar nos 30” para responder.
Agora imagina se o seu diretor tiver um dashboard como esse abaixo na televisão da sala dele com todos os KPIs importantes para a operação. A informação já estaria disponível sem precisar te perguntar.
Iria agilizar o tempo dele e você não precisaria se preocupar em atualizar planilhas e mais planilhas para ter as informações quando precisar.
KPI na logística: Indicadores de performance de entrega do transportador
Este é um indicador muito importante para você avaliar a performance das entregas. Você precisa ter a informação das entregas para tomar ações proativas.
Por exemplo, existem sistemas TMS, como o Active OnSupply, nos quais se a entrega estiver atrasada, automaticamente ele envia uma notificação para o e-mail do transportador sem que você precise se preocupar em olhar entrega por entrega.
Esse tipo de automatização é o que vai te ajudar a ser mais proativo na logística e ter informações rápidas para a sua tomada de decisão.
Se o seu percentual de performance estiver abaixo da sua meta, é melhor já pesquisar novos parceiros para fazerem as entregas.
KPI na logística: Indicadores de nível de serviço
A performance de entrega é um KPI importantíssimo de ser avaliado dentro do nível de serviço. Porém existem outros indicadores que também merecem a sua atenção.
Por exemplo, se os transportadores estão incluindo as informações conforme o combinado, se estão cobrando o frete correto e se as entregas estão sendo feitas no prazo. A partir desses dados você tem informações suficientes para avaliar se o nível de serviço está bom ou se precisa melhorar.
Fazendo os registros em planilhas, além de você precisar ter uma habilidade muito grande com as fórmulas, qualquer informação que você preencher errada vai mudar todo o resultado.
Os KPIs ajudam você a identificar pontos de melhoria e tomar decisões mais rápidas e baseadas em dados reais.
Se você perde tempo fazendo o trabalho operacional, tendo que entrar em contato com os transportadores, analisando documento por documento e consolidando informações em planilhas, não terá tempo de agir em melhorias para o seu setor.
Então, o ideal é você delegar o trabalho operacional e manual da sua logística para outros especialistas, como um serviço de BPO, enquanto você e sua equipe focam na estratégia.
A forma mais simples de ter KPI na logística
Você já pensou em ter vários dashboards com os KPIs mais importantes da sua operação? Só “bater o olho” e já saberá o andamento das coletas, do custo de frete, das faturas pendentes de aprovação e a evolução das entregas. É o cenário ideal, não é mesmo?
A melhor maneira é automatizando sua operação logística com um sistema TMS como o Active OnSupply, pois dessa forma você tem visibilidade total por meio dos dashboards e KPIs.
Além disso, apostando no serviço do Active BPO, você nem precisa se preocupar com as atividades operacionais, pois todo esse trabalho manual será de responsabilidade da equipe especializada da Active e você pode focar nas estratégias e inovações para a sua logística.
Com um dashboard dinâmico e atualizado em tempo real a tomada de decisão fica mais ágil, garantindo uma gestão logística mais eficiente e proativa.
Se você ainda não gerencia sua logística com dashboards, agora é o momento ideal para transformar sua operação com KPIs eficientes!
Para ter visibilidade total por meio de KPIs e eliminar de vez o trabalho manual, conheça agora o Active BPO →
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