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Se você é gestor de logística na indústria farmacêutica, já sabe que manter o controle sobre transportadoras e garantir que as entregas sejam feitas no prazo é um desafio, não é mesmo?
No setor da saúde, onde cada minuto conta, uma logística eficiente é fundamental para garantir que produtos, como medicamentos e insumos, cheguem no lugar certo e na hora certa.
É um serviço que não para e, consequentemente, não pode haver falta de produtos. Sendo assim a logística precisa ter eficiência.
Lendo a matéria até o fim você vai descobrir como ter controle total da sua logística na indústria farmacêutica, além de saber como melhorar a conferência e auditoria dos fretes, reduzindo custos e aumentando a eficiência da operação.
Para começar: O que é a logística na indústria farmacêutica?
A logística na indústria farmacêutica envolve o planejamento, execução e controle de todas as atividades relacionadas ao transporte, armazenamento e distribuição de medicamentos e insumos hospitalares.
Sua eficiência tem impacto direto na qualidade do atendimento ao paciente (já pensou se a entrega do medicamento atrasar por uma falta de controle seu?), além de influenciar nos custos operacionais e a satisfação do cliente.
Afinal, a logística eficiente na indústria farmacêutica pode, literalmente, salvar vidas.
Como funciona a logística reversa na indústria farmacêutica?
A logística reversa surgiu como um conceito na década de 90, em resposta ao aumento da conscientização ambiental e às exigências legais e regulatórias para a gestão adequada de resíduos.
Nesse cenário, a logística reversa na indústria farmacêutica é o processo de retorno dos produtos que estão vencidos, por exemplo, ou apresentam avarias como embalagens rasgadas ou amassadas.
Essa etapa é importantíssima para garantir a segurança dos pacientes e a conformidade com regulamentações de descarte de resíduos, além de possibilitar a recuperação de produtos que podem ser reaproveitados.
Uma informação importante é que a logística reversa é pautada na Política Nacional de Resíduos Sólidos, que foi instituída pela Lei nº 12.305/2010.
De acordo com essa lei, todas as empresas geradoras de resíduos sólidos devem implementar o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS), que orienta os usuários sobre qual é o destino de resíduos que necessitam ser descartados após o uso.
Principais desafios do gestor da logística na indústria farmacêutica
Gerenciar a logística na indústria farmacêutica envolve lidar com emergências, altos custos e uma grande variedade de recursos, desde humanos até materiais e tecnológicos. E, como você pode imaginar, isso traz uma série de desafios.
Vamos entender melhor alguns deles:
1. Problemas com informações das transportadoras
Na logística na indústria farmacêutica é comum trabalhar com várias transportadoras para garantir a rapidez das entregas. Porém, cada uma utiliza um sistema para gerenciar suas operações, o que dificulta o rastreamento e o controle de dados de forma unificada.
Essa falta de integração entre os sistemas torna difícil ter uma visão clara do status das entregas, o que pode gerar atrasos e complicações no planejamento.
2. Atrasos, erros e extravios de mercadorias
Outro grande desafio do gestor da logística na indústria farmacêutica é lidar com atrasos e pedidos incorretos, que aumentam o trabalho e os custos operacionais.
Esses problemas podem ocorrer tanto na parte logística quanto no operacional, o que torna fundamental que todas as áreas estejam sempre conectadas. Por exemplo, se o comercial anotar um pedido errado, a logística entrega errado também. E os custos com a devolução e reentrega podem aumentar.
Além disso, o extravio de mercadorias é um problema recorrente. Por isso, o controle das mercadorias precisa ser rigoroso em todas as etapas do processo, desde o pedido até a entrega.
3. Dificuldade na análise por indicadores
Quando você compila os dados em planilhas para depois transformá-los em indicadores, além de precisar ter uma habilidade muito grande no Excel, o tempo que você levaria para fazer análises estratégicas está perdendo em tarefas manuais.
Sem um sistema integrado de informações, fica difícil criar indicadores para monitorar o desempenho da logística na indústria farmacêutica e tomar decisões baseadas em dados. Isso pode afetar a eficiência da equipe e aumentar os custos por falta de controle adequado.
4. Auditoria de frete manual
Muitas vezes, a conferência dos fretes é feita manualmente, com o uso de planilhas ou por amostragens. Isso pode gerar erros e dificultar a auditoria correta dos valores cobrados. Sem um controle centralizado, o risco de pagar taxas indevidas ou valores incorretos é altíssimo.
E sem contar que se a fatura enviada pelo transportador estiver divergente, é mais difícil de localizar os valores quando feitos manualmente.
Fazendo a auditoria de frete manualmente, você corre o risco de aprovar valores incorretos e aumentar os custos de frete. Vou deixar aqui um podcast que fala mais sobre esse assunto.
Quando falamos de logística na indústria farmacêutica, é preciso estar bem atento às faturas enviadas pelas transportadoras já que os produtos são de alto valor e um número digitado errado pelo parceiro, pode mudar significativamente o valor do frete.
5. Dificuldade no rastreio pelo cliente
Veja se isso também já aconteceu aí com você: O cliente entra em contato com o vendedor para saber sobre a entrega, o vendedor entra em contato com o SAC, o SAC entra em contato com a logística, a logística entra em contato com o transportador, o transportador entra em contato com o motorista, aí depois que a transportadora tem a resposta ela retorna para logística, que retorna para o SAC, que retorna para o vendedor que por fim retorna para o cliente.
Só nessa tarefa de passar a informação do status de uma entrega para o cliente, foi necessário parar mais de 5 pessoas. Quanto tempo já se passou até a informação chegar ao cliente? E se um colaborador faltar, seu cliente fica sem informação?!
Se você, gestor de logística na indústria farmacêutica, disponibilizar a informação para que o cliente acompanhe o pedido aumenta a satisfação dele e reduz até as ligações para o SAC. Assim, o cliente terá a autonomia para monitorar o pedido sempre que ele quiser e de onde ele estiver, sem precisar te ligar.
Como ter mais controle da logística na indústria farmacêutica?
Todo o trabalho feito de forma manual tem grande chance de erro e quando estamos falando de uma tarefa em que nada pode sair do planejado, como a logística na indústria farmacêutica, continuar com os processos manuais é muito arriscado.
Investindo na tecnologia de um sistema TMS, como o Active OnSupply, você tem o controle de todas as etapas da logística, desde a chegada do pedido de vendas até a logística reversa, por exemplo.
Apostando em tecnologias que centralizam as informações das transportadoras, você consegue monitorar em tempo real o status de cada entrega, identificar possíveis atrasos e até mesmo acompanhar a logística reversa de maneira mais eficaz. Assim, você terá ações proativas e não vai esperar o problema acontecer para depois tomar uma decisão.
Um sistema automatizado, como o Active OnSupply, te ajuda com as auditorias de frete e permite identificar cobranças indevidas já que ele confere todos os documentos e os valores cobrados pelas transportadoras. Dessa forma, você pode reduzir significativamente os custos e garantir que está pagando apenas o que realmente foi combinado.
Ao investir em tecnologias que centralizam informações e automatizam processos, você ganha mais controle, eficiência na operação e tranquilidade de saber que está fazendo o melhor para seu setor e seus clientes.
Automatizando o processo de logística na indústria farmacêutica, é possível ter mais eficiência na prevenção de atrasos de pedidos, identificação de gargalos operacionais e na identificação de oportunidades de redução de custos, sem contar com uma gestão mais clara e organizada, visando garantir a satisfação dos clientes.
Com uma logística na indústria farmacêutica bem estruturada, os custos diminuem, a satisfação do cliente aumenta e a sua gestão se torna muito mais eficaz.
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