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Quer ter sempre a segurança de que está pagando os valores corretos de frete, sem erros e sem duplicidade? Então você precisa saber o que é e como usar a pré-fatura.
A pré-fatura é uma autorização de faturamento passada para o transportador. Após fazer a conferência dos CT-es enviados pela transportadora, você pode gerar a pré-fatura com a listagem dos documentos conferidos e que já foram liberados para cobrança. O transportador usa a pré-fatura como base para realizar a cobrança da prestação de serviço.
Hoje, você vai ver porque você deveria usar a pré-fatura aí na sua logística e qual é a forma mais fácil de utilizá-la na prática.
Por que usar a Pré-fatura?
Fazer o pré-faturamento não é um processo obrigatório, mas se você quer evitar erros de pagamento, com certeza vale muito a pena aderir na operação.
Se você é gestor de logística ou supply chain com certeza já teve problemas com cobranças indevidas e erros de pagamento, não é verdade?
Fazendo o pré-faturamento, como os valores são conferidos antes mesmo de o transportador faturar, você tem a segurança de que os valores estão corretos, sem erros e sem duplicidades.
Em contrapartida, o transportador vai receber os pagamentos sempre em dia. Já que você tem a garantia de que os valores estão corretos, consequentemente os pagamentos são realizados dentro do prazo. Todo mundo ganha!
Como fazer o pré-faturamento na logística?
Tenho certeza que você é muito esperto e já percebeu que fazer o pré-faturamento vai simplificar muito o dia a dia aí na sua logística e ainda vai reduzir custos, já que vai acabar com as cobranças indevidas. Então, como fazer o pré-faturamento?
Há duas formas de fazer o pré-faturamento. Algumas empresas enviam uma planilha para a transportadora contendo todos os CT-e para que a transportadora emita o boleto com base nessa planilha. Essa é uma forma bem mais demorada, pois você, ou alguém da sua equipe, vai digitar todos os CT-es na planilha e depois enviar por e-mail para cada uma das transportadoras que prestam serviço para a sua empresa. É uma tarefa bem manual e demorada.
A outra forma, que é infinitamente mais fácil e mais rápida, é pedir uma ajudinha para a tecnologia usando um sistema TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte e Logística).
Um sistema moderno, como o TMS Active OnSupply, utiliza o EDI (Troca Eletrônica de Dados) para automatizar a troca de informações com a transportadora.
Após fazer a conferência dos CT-es automaticamente pelo sistema, você gera o PREFAT, que é o arquivo EDI de pré-fatura, com a listagem dos documentos conferidos e que já foram liberados para cobrança.
Enviando o arquivo PREFAT automaticamente, a comunicação com a transportadora se torna muito mais rápida e eficiente do que ficar enviando vários e-mails com planilha em anexo, concorda?
Fazer esse processo automaticamente enviando o EDI pelo Active OnSupply já traz um ganho de performance significativo: pois você não precisa digitar esses dados manualmente, evitando erros humanos e tornando mais rápida a comunicação com o transportador.
Veja nesse vídeo como é simples e rápido gerar as pré-faturas usando o TMS Active OnSupply:
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Conta pra mim aqui nos comentários como você pretende aplicar essas dicas aí na sua logística e depois me diz se deu certo. Se gostou dessas dicas, compartilhe com outros logísticos, vai ser muito útil pra eles também.
Muito obrigada e até a próxima!