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O último trimestre do ano costuma ser um dos períodos mais desafiadores para as equipes de logística. Seja pela alta na demanda, pela pressão dos prazos ou pela necessidade de garantir um atendimento impecável aos clientes. Com isso, o controle de entregas vira um dos pontos mais críticos para o sucesso da operação.
Afinal, basta um imprevisto, como um caminhão atrasado, uma falha na roteirização ou um comprovante de entrega perdido, para comprometer todo o resultado da sua logística e até a reputação da empresa.
Por isso, se preparar com antecedência é o segredo para evitar dores de cabeça e garantir que tudo funcione de forma eficiente e previsível.
Leia esta matéria até o fim para descobrir o porquê o controle de entregas é mais desafiador no fim do ano, quais os principais erros que comprometem a sua operação e como se preparar para ter segurança em seu controle.
Controle de entregas: Por que é tão importante?
O controle de entregas é o processo que garante que cada pedido chegue ao destino certo, no prazo certo e com o registro de confirmação. É ele que permite enxergar o andamento das entregas em tempo real, antecipar problemas e tomar decisões baseadas em dados.
Ter esse controle é o que diferencia uma operação reativa (que só age depois que o problema acontece) de uma operação proativa (que atua para evitar falhas).
Além disso, um controle de entrega bem estruturado traz benefícios estratégicos. Por exemplo:
- Mais previsibilidade: você sabe onde estão os pedidos, quais entregas estão atrasadas e o que pode afetar o desempenho;
- Redução de custos: evita retrabalho, devoluções e reentregas;
- Satisfação do cliente: melhora a comunicação e o cumprimento de prazos;
- Tomada de decisão baseada em dados: com a visibilidade em tempo real e indicadores de performance, você planeja melhor a operação.
Controle de entregas: Os erros mais comuns e como evitá-los
Com o aumento do volume de pedidos e o encurtamento dos prazos, o último trimestre do ano coloca a logística sob uma pressão ainda maior. E se você é o gestor da área, o desafio vai além do simples transporte: precisa garantir visibilidade e controle em meio a alta demanda.
Antes de falar sobre como se preparar, é importante reconhecer os erros que mais atrapalham o controle de entregas. Eles são mais frequentes do que parecem e podem custar caro para sua logística.
1. Falta de planejamento antecipado
Muitas equipes deixam para revisar rotas, transportadores e processos apenas quando a demanda já está em alta. Com isso, você está sempre trabalhando com base no improviso.
O ideal é se preparar com antecedência e revisar contratos com os transportadores. Não espere o problema acontecer para pensar em uma resolução. Mapeie situações baseadas em dados históricos e defina planos alternativos.
2. Comunicação falha com transportadoras e clientes
Sem uma comunicação padronizada e transparente, os atrasos e imprevistos se multiplicam. Centralize a comunicação, defina fluxos claros e use sistemas que integrem informações entre os setores internos, transportadores e destinatários.
3. Falta de visibilidade sobre o status das entregas
Sem dados em tempo real, você perde o controle e a visibilidade. Com isso, acaba dependendo de telefonemas, planilhas e mensagens espalhadas.
Para evitar esse tipo de situação, utilize ferramentas que ofereçam dashboards e indicadores já integrados ao seu TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte).
4. Processos manuais e planilhas desatualizadas
Com alto volume de entregas, o controle manual é insustentável e muito passível de erros. Para evitar esses problemas, se você ainda depende de planilhas e atividades manuais o ideal é automatizar sua operação.
Com as informações do controle de entregas sendo atualizadas automaticamente, você não precisa gastar horas do seu dia buscando dados em planilhas ou depender de um funcionário para fazer as atualizações manualmente.
Já pensou como ficaria a sua operação se esse funcionário precisar se ausentar?
5. Falta de acompanhamento dos indicadores de controle de entregas
Sem acompanhar métricas, como ocorrências, custo por entrega e nível de serviço, é impossível identificar os gargalos. Então, defina indicadores e faça monitoramento sempre, principalmente durante o período de maior movimento.
Como se preparar para o pico de fim de ano
Agora que você sabe quais são os principais erros, é hora de estruturar um plano para garantir um bom controle de entregas. Veja as etapas essenciais:
- Analise o histórico e projete a demanda: Revise o desempenho dos anos anteriores. Quais períodos tiveram mais entregas? Quais rotas apresentaram mais falhas? Com base nesses dados, projete o volume esperado e simule cenários de aumento. Isso permite prever recursos e antecipar possíveis gargalos.
- Ajuste e confirme sua capacidade logística: Revise e verifique se os transportadores têm condições de atender à demanda extra. Negocie prazos, disponibilidade e preços com antecedência. Caso necessário, avalie parceiros de apoio ou a contratação de veículos agregados temporariamente.
- Reforce a gestão de transportadores: Um ponto crítico do controle de entregas é a performance dos transportadores. Avalie a qualidade do serviço, os tempos de resposta e a taxa de ocorrências. Crie um ranking de desempenho e priorize os parceiros mais confiáveis. Isso garante mais previsibilidade e reduz o número de problemas durante o pico.
- Padronize a comunicação e os processos: Todos os envolvidos no transporte (você, transportadores e clientes) devem estar alinhados e falar a “mesma língua”. Por exemplo, utilize um sistema em que todos tenham acesso às informações das entregas.
- Treine a equipe: Uma equipe preparada faz toda a diferença. Garanta que todos os colaboradores conheçam os fluxos operacionais, saibam registrar os dados corretamente e entendam as prioridades do período. Pequenos erros podem gerar grandes prejuízos.
- Utilize tecnologia: A tecnologia é essencial para o controle de entregas. Sistemas de gestão logística, como o TMS embarcador Active OnSupply, permitem centralizar informações, acompanhar as entregas em tempo real e automatizar o registro de comprovantes, reduzindo retrabalho e garantindo visibilidade total da operação.
Mesmo que sua logística ainda dependa de planilhas ou trocas de e-mails, o fim do ano é o momento ideal para testar soluções digitais e começar a estruturar uma base mais sólida para a sua operação.
Controle de entregas eficiente: Qual o segredo?
Durante o pico de fim de ano, você precisa enxergar o que está acontecendo antes que os problemas se tornem críticos. Porém, essa capacidade de antecipação depende da visibilidade operacional.
Um bom controle de entregas é aquele que permite:
- Acompanhar cada etapa da entrega em tempo real;
- Identificar rapidamente quando uma entrega está fora do prazo previsto;
- Receber alertas automáticos sobre atrasos ou ocorrências;
- Receber os comprovantes de entrega digitais automaticamente;
- Gerar relatórios e indicadores de desempenho sem depender de planilhas.
Com isso, você consegue tomar decisões mais rápidas e embasadas em dados, o que faz toda a diferença em um período em que cada minuto importa.
O que aprender com o período pós fim do ano
O fim do ano também é uma excelente oportunidade para gerar aprendizado. Após o encerramento do período de alta demanda, é essencial realizar uma análise de performance. Por exemplo, o que funcionou bem? Onde ocorreram falhas? Quais indicadores melhoraram ou pioraram?
Esses dados são valiosos para planejar o próximo período e fortalecer o controle de entregas ao longo de todo o ano. Gestores de logística que mantêm esse hábito de melhoria contínua conseguem lidar com sazonalidades de forma cada vez mais estruturada e eficiente.
Ter um bom controle de entregas é uma estratégia para reduzir custos e garantir que o cliente receba o que espera no prazo certo e ao menor custo. Enquanto algumas logísticas ainda enfrentam imprevistos e atrasos por falta de visibilidade, aquelas que se preparam com antecedência e estruturam seus processos saem na frente.
Planejar, padronizar e investir em tecnologia são passos fundamentais para transformar o “caos do fim de ano” em uma operação previsível e eficiente.
E quanto mais cedo sua equipe começar esse planejamento, maiores serão as chances de encerrar o ano com bons resultados.
Quer entender como a tecnologia pode tornar o controle de entregas mais simples e previsível? Conheça agora o Active OnSupply e descubra como ter mais visibilidade, agilidade e confiança em cada etapa da entrega.
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