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Como gestor de logística, você provavelmente está dividido entre tarefas operacionais que consomem seu tempo e a necessidade de pensar estrategicamente no seu setor, certo?
Os dias parecem curtos demais para lidar com tantas responsabilidades, como: cadastros de tabelas de frete, monitoramento constante de ocorrências, clientes perguntando sobre os status das entregas e você ainda precisa analisar indicadores de desempenho que realmente impactam a logística.
Se você se identifica com essa correria, saiba que não está sozinho. Conversando diariamente com profissionais que fazem gestão logística identifiquei que muitos gestores enfrentam o desafio de equilibrar o operacional com o estratégico.
Mas, e se existisse uma maneira de delegar as tarefas operacionais, mantendo o controle estratégico e ainda reduzindo custos?
É exatamente sobre isso que vamos falar hoje. Continue a leitura até o fim e descubra como o Active BPO pode ser a solução que você procura para otimizar a sua gestão logística, permitindo que você se concentre no que realmente importa: a estratégia.
Desafios da gestão logística atual
Quando os processos logísticos estão espalhados em diferentes sistemas, planilhas ou até mesmo em papéis, o risco de perder informações importantes só aumenta.
A descentralização dos dados dificulta a tomada de decisões rápidas e compromete a confiabilidade das informações.
Sem contar que os processos manuais são verdadeiros gargalos na eficiência operacional. Já parou para pensar no tempo que você perde conferindo documento por documento? E os valores divergentes que são aprovados sem você nem perceber?
Além disso, manter espaços físicos, servidores, sistemas de backup e equipes de TI dedicadas a lidar com os imprevistos logísticos é outro desafio, pois representa um custo significativo que muitas vezes passa despercebido no orçamento geral.
Fora o investimento inicial, existem os custos recorrentes de manutenção, atualização e substituição de equipamentos.
Outro custo que pode estar oculto é o de contratação de pessoal. É comum a gente pensar que conforme a operação logística cresce, a equipe precisa crescer junto para dar conta de tudo. Porém existe uma solução para sua demanda crescer e a sua equipe continuar enxuta.
O que é o Active BPO?
O Active BPO é um serviço especializado para a sua logística, como um verdadeiro parceiro estratégico que cuida de todas as atividades operacionais.
É combinação de tecnologia avançada e equipe especializada, que trabalha como uma extensão do seu departamento de logística.
Um dos principais objetivos é assumir todas as tarefas operacionais e disponibilizar as informações em formato de dashboards e indicadores para a sua tomada de decisão.
Quando a equipe do Active BPO assume a operação logística, as tarefas como cadastro de tabelas de frete, integração com transportadoras, monitoramento de ocorrências e conferências de fretes deixam de ser responsabilidade da sua equipe interna.
Essa transferência de tarefas operacionais libera o tempo para que os profissionais da sua equipe possam se dedicar a atividades que geram mais valor para o setor, como análise de dados para otimização de processos, negociação estratégica com transportadoras e desenvolvimento de ações para melhoria contínua.
Benefícios do Active BPO para sua operação logística
Dentre os vários benefícios que você pode ter com o Active BPO, listei alguns para você entender um pouco mais sobre o serviço:
Foco estratégico: Com o Active BPO, você para de se preocupar com as tarefas manuais e repetitivas e passa a ter tempo para analisar e identificar oportunidades de melhoria e desenvolver estratégias que realmente impactam nos resultados da logística.
Nível de Serviço das transportadoras: O monitoramento constante feito pela equipe do Active BPO permite identificar rapidamente desvios de performance das transportadoras e tomar ações proativas antes que os problemas afetem seus clientes.
Redução de custos administrativos: Ao investir no serviço do Active BPO, você elimina a necessidade de contratar novos colaboradores à medida que a operação cresce.
A equipe especializada do Active BPO se adapta às mudanças de volume sem gerar custos adicionais para sua logística. Além disso, os custos com treinamentos operacionais são praticamente eliminados.
Economia com infraestrutura e equipamentos: O Active BPO assume os custos relacionados à infraestrutura tecnológica necessária para a operação logística, incluindo servidores, sistemas de backup, licenças de software e suporte técnico.
Continuidade operacional: Com o Active BPO, você não precisa se preocupar com o remanejamento de colaboradores durante períodos de férias ou afastamentos. A equipe especializada garante a continuidade da operação com o mesmo nível de qualidade.
Essa continuidade operacional elimina os custos com horas extras ou contratações temporárias durante períodos de alta demanda ou ausências planejadas, como férias ou licenças.
Active BPO na prática
A equipe do Active BPO assume as atividades operacionais, como o monitoramento das integrações com os parceiros de transporte, controle dos prazos e contato com transportadores para resolução de ocorrências.
Então, você pode ficar tranquilo que a equipe especializada do Active BPO gerencia todo o processo de homologação das transportadoras até que a troca de informações esteja funcionando perfeitamente.
Além disso, toda a complexidade de cadastro, atualização e validação de tabelas de frete é de nossa responsabilidade. O que elimina os erros de cálculo que podem gerar custos extras, pois se a conferência dos valores de fretes for feita com base em tabelas desatualizadas, você pode estar pagando valores indevidos.
Outra preocupação comum é a dificuldade de lidar com transportadoras, mas fique tranquilo! Nossa equipe assume a gestão dessa relação e deixa a comunicação padronizada e eficiente. Além de manter você sempre informado, sem que seja necessário gerenciar cada transportador individualmente.
A equipe do Active BPO conta com um monitoramento de alertas em tempo real, isso ajuda a identificar e resolver os imprevistos proativamente e se antecipar aos problemas.
Sem contar as reuniões semanais para garantir que tudo está conforme o esperado e se a equipe está cumprindo os objetivos da sua logística.
E, pode ficar tranquilo! Você mantém o controle total sobre as decisões e estratégias que impactam diretamente a logística, como escolha dos transportadores parceiros, aprovação de contratos de frete e definição dos percentuais de níveis de serviço.
O Active BPO vale o investimento?
Quando o assunto é investimento para a área de logística, é comum que os gestores tenham inseguranças, pois muitas vezes a logística pode ser vista como o “patinho feio” da empresa. Porém com o Active BPO, a resposta está em olhar para a eficiência e os resultados concretos que ele pode trazer, conforme os gestores de logística que usam este serviço já comprovaram.
Por exemplo, com a auditoria de 100% dos documentos, já encontramos taxas fora das tabelas e, com as correções, nossos clientes economizaram mais de R$ 50 mil por mês em fretes indevidos. Além de terem eliminado dias inteiros de trabalho com a automatização das importações de faturas e ocorrências.
Muitos gestores podem pensar que investir no Active BPO está fora do orçamento da logística, porém quando comparado aos custos de contratações de pessoal, infraestrutura e treinamentos, percebem que é uma solução que se paga. O investimento que você faz hoje é para não perder valores altíssimos com fretes divergentes amanhã.
Passos simples para implementar o Active BPO na sua logística
A implementação do Active BPO na sua logística é mais simples do que você imagina, e os resultados podem ser percebidos rapidamente. Veja como você pode começar:
- Entre em contato para agendar uma avaliação personalizada;
- Identificamos suas principais necessidades e juntos elaboramos a ação inicial;
- Nossa equipe assume a operação, enquanto você foca na estratégia;
- Semanalmente faremos reuniões de alinhamento para garantir que tudo esteja dentro do esperado e que a equipe está cumprindo os objetivos combinados;
- Com os dashboards e indicadores você acompanha os resultados em tempo real e vê sua logística evoluir.
Não deixe para depois!
A gestão logística exige uma combinação de eficiência operacional e visão estratégica que dificilmente pode ser alcançada com estruturas tradicionais.
O Active BPO é a solução que permite aos gestores de logística superar os desafios, delegando o operacional a especialistas enquanto concentram seus esforços no que realmente faz diferença para o setor.
Se você está pronto para levar sua gestão logística a um novo patamar, liberando tempo para pensar estrategicamente enquanto garante excelência operacional, o Active BPO é a solução ideal.
Entre em contato agora mesmo e descubra como podemos transformar sua logística com o Active BPO.
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