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Você e sua equipe conferem tudo o que pagam de frete ou apenas verificam se o valor total da fatura parece correto?
Em uma operação com entregas diárias e várias transportadoras, pequenas diferenças podem passar despercebidas. Uma cobrança adicional aqui, uma divergência de cubagem ali, uma reentrega que não deveria ter sido cobrada. Quando esses valores se repetem, o impacto no orçamento pode ser significativo.
É por isso que a auditoria de frete vai muito além de conferir uma fatura. Ela ajuda a identificar cobranças que não estão de acordo com o que foi contratado, entender a origem dos custos extras e dar mais controle sobre as despesas de transporte.
Mais controle e previsibilidade para a logística
Uma boa auditoria de frete depende de três pontos: informações confiáveis, regras bem definidas e acompanhamento contínuo. Sem esses elementos, é possível descobrir uma cobrança indevida somente depois que o pagamento já foi realizado.
Com um processo estruturado, fica mais fácil identificar divergências, questionar cobranças, acompanhar os custos e entender onde estão os principais pontos de atenção da operação.
No fim, o objetivo da auditoria não é simplesmente pagar menos frete. É garantir que a empresa pague o valor correto pelo serviço contratado, tenha mais previsibilidade sobre os custos e consiga tomar decisões melhores com base nos dados da operação.
Auditoria de frete também é uma ferramenta para melhorar a gestão da logística
Reduzir custos é um dos principais objetivos de uma auditoria de frete, mas não é o único benefício.
Ao acompanhar de perto os valores cobrados, as ocorrências e os motivos das divergências, você passa a enxergar padrões que podem indicar problemas na operação.
Se uma determinada taxa aparece com frequência, por exemplo, pode existir uma causa recorrente por trás dela.
Se uma transportadora apresenta muitas divergências de faturamento, talvez seja necessário revisar o processo de contratação ou negociação.
Se as reentregas estão aumentando, a origem do problema pode estar em endereços incorretos, falhas de comunicação, roteirização ou outros processos internos.
Ou seja, a auditoria transforma a conferência do frete em uma fonte de informação para melhorar a gestão.
O que pode estar aumentando o custo do seu frete?
Nem sempre o problema está no valor principal do transporte. Muitas vezes, os custos aparecem em cobranças adicionais que acabam passando pela conferência sem uma análise mais detalhada.
Entre os principais pontos de atenção estão:
Diferenças de peso e cubagem
O valor do frete pode ser calculado considerando o peso real, o peso cubado ou outros critérios definidos na negociação com a transportadora.
Se os dados utilizados no momento da contratação forem diferentes daqueles considerados no faturamento, o valor final pode ficar maior do que o esperado.
Por isso, é importante comparar as informações usadas no cálculo do frete com aquelas apresentadas pela transportadora na cobrança.
Taxas acessórias
TDA, TDE, GRIS, Ad Valorem e pedágio são alguns exemplos de cobranças que podem fazer parte do transporte.
O problema acontece quando uma taxa é aplicada de forma diferente daquilo que foi negociado ou quando aparece uma cobrança que não estava prevista nas condições contratadas.
Uma tabela de frete atualizada e bem estruturada é fundamental para identificar esse tipo de divergência.
Diárias e estadias
O veículo ficou parado durante uma entrega? Houve cobrança de diária ou estadia?
Antes de aceitar o custo, é importante entender o motivo da espera e verificar se a cobrança segue as regras acordadas com a transportadora.
Sem registros claros de chegada, saída e ocorrência, fica muito mais difícil descobrir quem foi responsável pelo atraso e se o valor realmente deve ser pago.
Reentregas e devoluções
Reentregas e devoluções também podem gerar custos extras.
Mas a pergunta não deve ser apenas “quanto foi cobrado?”. É preciso entender por que a entrega não foi concluída.
O endereço estava errado? O cliente recusou a mercadoria? Houve uma falha na operação? A carga chegou avariada?
Identificar a causa da ocorrência ajuda a definir quem deve assumir o custo e evita que a despesa seja automaticamente repassada ao embarcador.
Como fazer uma auditoria de frete na prática?
Identificar os custos extras é apenas o primeiro passo. Para que a auditoria realmente gere resultados, é necessário ter um processo organizado e critérios claros de conferência.
1. Organize as tabelas de frete
O primeiro passo é reunir e manter atualizadas todas as condições negociadas com cada transportadora.
Isso inclui:
- Faixas de CEP;
- Peso e cubagem;
- Prazos de entrega;
- Pedágio;
- Taxas acessórias;
- Regras para reentrega e devolução;
- Diárias e estadias;
- Outras condições específicas do contrato.
Quando essas informações ficam espalhadas em planilhas, e-mails e documentos diferentes, a conferência se torna mais demorada e aumenta o risco de erros. Por isso, para uma auditoria eficiente, o ideal é ter essas condições e tabelas centralizadas em um único sistema.
Quanto mais claras forem as regras, mais fácil será identificar quando uma cobrança está fora do combinado.
2. Compare o valor contratado com o valor faturado
Depois de organizar as regras, é hora de comparar o que foi contratado com o que está sendo cobrado. Uma das etapas da auditoria é confrontar a pré-fatura com o CT-e e verificar se os valores estão de acordo com o cálculo original do transporte.
A lógica é simples: você precisa comparar o valor contratado (aquele que está na tabela negociada) com o valor que foi cobrado pelo seu transportador e garantir que esteja correto. Depois disso, confirmar se o valor faturado é o mesmo que foi pago.
Se houver uma diferença, ela precisa ser analisada antes da liberação do pagamento.
Esse cuidado ajuda a evitar que uma cobrança incorreta seja identificada somente depois que o valor já saiu do caixa.
3. Confira as ocorrências antes de aceitar custos extras
Uma cobrança de reentrega ou devolução não deve ser analisada apenas pelo valor apresentado na fatura. É preciso olhar o histórico daquela entrega.
O que aconteceu? Quando aconteceu? Quem registrou a ocorrência? Existe um comprovante?
Informações como comprovante digital de entrega, fotos, assinatura, localização e registros da operação ajudam a entender o que realmente aconteceu.
Com esses dados, a empresa consegue avaliar se o custo é devido e identificar possíveis problemas que estão se repetindo na operação.
4. Automatize a conferência de fretes
À medida que o volume de entregas aumenta, fazer toda a auditoria manualmente fica cada vez mais difícil.
Imagine uma operação com milhares de documentos, várias transportadoras e diferentes regras de cobrança. Conferir tudo em planilhas exige muito tempo da equipe e ainda aumenta o risco de alguma divergência passar despercebida.
É nesse cenário que a automação da auditoria de frete ganha importância.
Sistemas especializados podem cruzar informações, aplicar as regras cadastradas e apontar divergências automaticamente. Assim, a equipe deixa de gastar tanto tempo procurando erros e consegue se concentrar na análise dos casos que realmente precisam de atenção.
Saiba mais: Não compre um sistema de gestão logística (TMS) antes de saber disso
Você sabe exatamente o que está pagando de frete?
Quanto maior a operação, maior também a quantidade de informações que precisam ser conferidas.
Por isso, ter processos estruturados e tecnologia para apoiar a auditoria é o que faz a diferença na identificação de custos extras e na gestão do transporte como um todo.
Afinal, controlar o frete não é apenas conferir uma fatura. É entender para onde o dinheiro está indo e ter informação para decidir melhor.
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