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Conferir o Frete é o equivalente ao fechamento de caixa de uma agência bancária
Você tem a certeza que a transportadora cobra tudo certinho?
Fazendo uma analogia com os bancos, porque, então, o gerente da agência confere cada um dos caixas no final do dia? Lembrando que os bancários são muito bem treinados e trabalham com tecnologia avançada.
Todos os dias as transportadoras emitem milhões de CT-es (Conhecimento de Transportes) e, na grande maioria das vezes, existe algum tipo de informação manual para se calcular o frete.
É aí que vem o detalhe importante: junto com a informação manual vem a possibilidade de erros, pois errar é humano.
O assistente pode digitar o peso errado, a cubagem pode ter sido calculada ou medida errada, o operador pode ter colocado a cidade de cálculo errada, o endereço de entrega pode estar na observação e ninguém viu…
São muitas variáveis para se calcular o frete, são muitos os detalhes e cada detalhe pode influenciar diretamente no valor do frete calculado.
O que complica mais ainda é que cada transportadora adota um modelo de tabela de frete diferente. Tem tabela com 9 faixas de peso, assim como existem tabelas com apenas 2 faixas. Existem transportadoras que cobram o GRIS e o Ad Valorem (Frete Valor) no mesmo campo. Tem empresa que soma todos os adicionais e colocam no campo “outros” e você fica sem saber o que compõe esse valor.
Mas cada tarifa cobrada no CT-e deve constar na tabela de frete, eu digo, todos os detalhes mesmo. Você precisa conseguir fazer o cálculo e a conferência olhando na nota fiscal e na tabela. É lógico que você vai precisar de uma calculadora e muita habilidade, além de reconhecer muito bem os campos da NF-e e da tabela de frete.
São tantos detalhes que os logísticos deixam de conferir, é muito complicado. Tem que ser ninja mesmo pra fazer os cálculos manualmente. Então, pra ficar fácil de conferir, algumas pessoas negociam o frete com base, apenas, no Frete Valor. Eu considero isso um erro, pois o frete valor é uma tarifa para cobrir os custos de seguro, e não para cobrir o frete todo. se misturar as coisas, perdemos a referência, não sabemos como melhorar e otimizar os custos. Fica tudo “em um cesto só”.
Se você quiser se aprofundar mais em negociação de frete, temos um curso on-line e gratuito de Gestão de Fretes que explica detalhes sobre o assunto.
Se você achou que calcular e conferir frete não é pra qualquer um, (e eu acredito nisso fielmente) pode ter a certeza que também não é simples para o transportador. E é ai que acontecem os erros de cálculo. Um processo complexo e que frequentemente depende de informação colocada manualmente tem grande possibilidade de erros.
Tenho clientes que pegaram cubagem errada, outros que perceberam taxa de coleta cobrada indevidamente, isso sem falar em TDA e TDE que é bem complexo de conferir.
Quando iniciamos um trabalho de auditoria de frete nos clientes, em média, encontramos erros de cálculo que chegam representar 3% do valor de frete pago.
É frequente o transportador ajustar o valor da tabela sem combinar com o embarcador. Isso gera muitas divergências, e se você não conferir vai pagar frete a mais.
O histórico que temos é que após a implementação da auditoria de 100% dos fretes, o custo cai em torno de 3%. Ou seja, sem renegociação ou troca de transportador é comum reduzir o custo em 3%, apenas conferindo os CT-es.
Fazer a conferência manualmente é praticamente impossível, principalmente se você tem um grande volume de entregas por mês.
É possível fazer parte da auditoria através de planilha eletrônica, que inclusive tenho uma planilha de exemplo que você pode baixar para começar a fazer as suas conferências.
Porém, a melhor forma de auditar frete é utilizar um sistema TMS como o Active OnSupply. Além da auditoria, ele te ajuda a fazer o BID de frete e escolher a melhor opção de transporte. Desta forma a redução de custo pode até chegar a 30%, como aconteceu com o nosso cliente SK automotive.
Entendeu porque o gerente do banco confere o fechamento do caixa todos os dias? Se você ainda não confere frete, já passou da hora de começar.
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