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Se você é gestor de logística sabe que a falta de controle de frete pode afetar a sua reputação na empresa e elevar os custos, certo?
Você precisa estar atento para que nada passe pela sua conferência, principalmente se a sua assinatura está na fatura como garantia de que tudo está conforme o combinado, todos os valores foram conferidos e o financeiro pode seguir com o pagamento.
Já imaginou o prejuízo se você liberar os documentos para pagamento e o mesmo CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) constar em duas faturas?
Lendo a matéria até o fim, você vai descobrir qual a melhor maneira de ter o controle de frete e como garantir que não está pagando por documentos duplicados.
Para começar: O que é o controle de frete?
O controle de frete é o processo de gestão e monitoramento dos custos e operações relacionados ao transporte de mercadorias.
Envolve desde a cotação de preços com transportadoras até o acompanhamento da entrega, garantindo que os custos sejam justos e que os prazos sejam cumpridos.
Esse controle é essencial para reduzir custos logísticos, evitar cobranças indevidas e melhorar até o nível de serviço. Os gestores que não fazem esse gerenciamento correm o risco de pagar mais do que deveriam ou ter problemas com atrasos e extravios.
Qual a importância de ter um bom controle de frete na logística?
Se você controla o frete por planilhas ou por amostragem, os riscos de erros e prejuízos financeiros na logística aumentam significativamente.
Já imaginou se o transportador, por engano, incluir o mesmo CT-e em duas faturas diferentes? Sem um controle adequado, você acaba pagando os documentos em duplicidade sem perceber.
Além disso, divergências nos valores do frete também podem passar despercebidas, gerando prejuízos e dificultando a gestão financeira da sua logística.
Principais aspectos do controle de frete
Para que o seu controle de frete seja efetivo, você precisa levar em consideração alguns pontos:
- Cotação e negociação: Escolher cuidadosamente transportadoras com o melhor custo-benefício, sem esquecer que nem sempre o menor custo representa o melhor parceiro. Além disso, você também precisa avaliar o prazo de entrega.
- Gestão de contratos e tabelas de frete: Definir tarifas de acordo com peso, volume, distância e outras variáveis. Você precisa conhecer a sua demanda.
- Acompanhamento de entregas: Monitorar prazos para evitar atrasos. E caso você perceba alguma alteração na entrega é importantíssimo avisar o seu cliente antes que ele te ligue questionando.
- Auditoria dos documentos: Conferir se os valores dos CT-es e faturas cobrados estão corretos. Pode acontecer de os valores dos CT-es estarem todos corretos, porém na fatura o transportador (por um descuido) incluiu o mesmo conhecimento duas vezes e isso precisa ser evitado.
- Análise de desempenho: Avaliar eficiência, custos e qualidade do transporte. E se o transportador não estiver performando como você gostaria, é necessário avaliar novos parceiros para atender a sua operação.
Como ter o controle de frete?
Existem duas formas principais de controlar os fretes na sua empresa: a manual e a automatizada.
A primeira, a manual e por meio de planilhas, é a opção mais comum e a mais arriscada. Apesar de parecer prática ou mais simples, corre-se o risco de passar informações despercebidas e você pode pagar por documentos repetidos ou aprovar valores divergentes de fretes.
Sem contar que se você digitar alguma vírgula errada na planilha, todo o seu controle vai “por água à baixo”, as informações ficarão incorretas e o seu registro não será mais confiável. Ou seja, você pode perder dias e dias de trabalho para identificar onde está o erro para corrigir.
Além disso, o tempo gasto para revisar cada fatura enviada pelo transportador pode tornar o processo mais demorado e ineficiente.
Já a segunda maneira é a automática, que pode ser feita com a ajuda da tecnologia e de um TMS. É a solução mais segura e eficiente.
Um exemplo é o TMS embarcador Active OnSupply em que o sistema bloqueia o pagamento se tiver o mesmo CT-e em mais de uma fatura. Além disso, confere automaticamente os valores para você não pagar fretes divergentes.
Um caso bem legal é o da empresa Track&Field, uma marca conhecida de roupas esportivas que para controlar os fretes e faturas utiliza o sistema de gestão logística Active OnSupply.
O gerente de logística conta que eles conseguiram reduzir 1 dia de trabalho de conferência para cada fatura enviada pelo transportador! Parece até exagero, não é mesmo? Mas é só trabalhar com a tecnologia certa que funciona. Veja o relato completo →
Manter um bom controle de frete é essencial para evitar pagamentos indevidos e garantir uma gestão financeira saudável na sua logística. O uso de um sistema automatizado reduz os riscos de erro e aumenta a eficiência e segurança para todos os processos.
Se sua logística ainda usa planilhas para controlar os fretes, está na hora de considerar uma solução mais moderna e eficiente.
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