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Você recebeu um pedido para entregar no norte do estado, acessa uma base de transportadoras na internet e entra em contato com todas enviando uma mensagem no WhatsApp ou um e-mail para saber qual o melhor orçamento de frete. Em seguida, registra todas as informações em uma planilha para depois escolher qual o melhor parceiro para seguir o transporte.
Até você conseguir todas as respostas das transportadoras, o cliente já pode ter desistido e ido para o concorrente.
Fazer cotações de frete de maneira manual leva muito tempo e nem sempre vai garantir que a escolha seja a melhor, pois é tão trabalhoso que chega uma hora que você vai escolher a primeira transportadora que responder para poupar seu tempo.
Ter um controle do orçamento de frete é muito importante para o sucesso da sua logística, pois, além de detalhar os custos de envio de uma carga de um ponto ao outro você garante que está escolhendo o melhor parceiro para prestar o serviço.
Se você tiver um controle automatizado do orçamento de frete, você otimiza seus custos e toma decisões assertivas por meio de dados em tempo real.
Ter a visibilidade dos valores que estão sendo gastos em frete permite que você tome decisões estratégicas para otimizar os custos.
Leia esta matéria até o fim para descobrir como garantir o melhor orçamento de frete para sua logística.
Para começar: O que é o orçamento de frete?
O orçamento de frete nada mais é do que o detalhamento do custo de envio de uma carga de um ponto para outro.
É importante você saber como é composto o frete, pois, para ter o valor exato as transportadoras avaliam diversos fatores, como:
- Origem e destino: A distância entre o local de coleta e o local de entrega é um dos principais fatores que afetam o preço do frete. Quanto maior a distância, maior será o custo.
Neste item é importante você avaliar, por exemplo, se você sempre faz um orçamento de frete para uma região distante de onde a empresa está localizada, será que é viável abrir filiais ou pontos de distribuição nessas regiões?
- Modalidade de transporte: O tipo de transporte escolhido (rodoviário, aéreo, marítimo ou ferroviário) também impacta no valor da cotação. Cada modalidade tem suas vantagens e desvantagens, e o preço varia de acordo com a eficiência e a velocidade do transporte.
Se você está fazendo muito orçamento de frete aéreo, vale analisar se o custo está compensando. Por exemplo, será que está tendo muita cotação nessa modalidade por que a entrega sempre está saindo atrasada e para cumprir o prazo com o cliente está escolhendo o modal mais rápido?
- Serviços adicionais: Algumas transportadoras oferecem serviços adicionais, como embalagem, seguro da carga e monitoramento do transporte. A inclusão desses serviços na cotação aumenta o custo final.
Um ponto que você pode até analisar é se faz sentido ter veículos próprio para fazer as coletas e entregas mais próximas da empresa ao invés de contratar um transportador para este serviço. Assim, já é uma economia nos serviços adicionais.
Como fazer um orçamento de frete?
Existem duas maneiras de se obter um orçamento de frete :
- Manualmente
- Com tecnologia (via sistema)
Com a primeira opção você precisa entrar em contato com a transportadora por ligação, e-mail ou WhatsApp e passar todas as informações da nota fiscal que será transportada. Depois de receber a cotação, você precisa registrar em uma planilha, por exemplo, para não perder a informação.
Ou seja, fazendo o orçamento de frete de forma manual, você perde muito tempo, pois, precisa fazer o mesmo trabalho várias vezes, entrando em contato com diversas transportadoras e planilhando todas as cotações que receber para só depois conseguir fazer alguma análise.
Sem contar que qualquer vírgula digitada errada, bagunça todo o seu controle.
Já a segunda opção é fazer o orçamento de frete de maneira automatizada, via sistema. Dessa forma você compara cotações de diferentes transportadoras facilmente e em tempo real.
Outro ponto importante é que tendo as informações das tabelas das transportadoras em seu sistema, com apenas alguns cliques você já tem a informação dos valores dos fretes.
E caso você precise fazer alguma cotação individual, existem sistemas TMS nos quais você envia uma solicitação para as transportadoras e conforme elas vão respondendo, a informação com os valores e prazos de entregas já é cadastrada automaticamente. É só você analisar qual é a mais vantajosa e já seguir com a solicitação de coleta.
Por que é importante acompanhar o orçamento de frete?
Você sabe qual o total de orçamento de frete que enviou durante o período de um mês, por exemplo? E dessas que você enviou, sabe quantas já estão aprovadas e quantas ainda precisa aprovar?
A falta de acompanhamento do orçamento de frete pode gerar diversos problemas, como:
- Falta de visibilidade dos custos: Dificuldade em saber o valor total em frete, impedindo uma análise precisa dos gastos e a identificação de oportunidades de economia.
- Processo de aprovação demorado: Atrasos na aprovação de cotações, pode causar atrasos nas coletas e entregas, que por consequência causa insatisfação dos clientes.
- Tomada de decisões sem dados reais: Se a tomada de decisão for baseada em “achismos” ou com dados incompletos, com certeza o seu custo com frete vai aumentar.
Ter uma boa gestão dos orçamentos de frete é uma ferramenta indispensável para otimizar os custos. Pois você terá dados para saber como está seu custo com frete e um norte de onde você precisa atacar para reduzi-lo.
E uma das maneiras mais simples de ter visibilidade sobre suas cotações é por meio de dashboards e indicadores focados em orçamento de frete. Assim, você garante a visão completa dos seus gastos com frete para tomar decisões assertivas.
3 dicas para obter o melhor orçamento de frete
O preço do frete é apenas um dos fatores que você deve considerar ao escolher uma transportadora. É importante também avaliar a qualidade do serviço, a confiabilidade do parceiro e o prazo de entrega.
1. É primordial comparar cotações de diferentes transportadoras. Antes de aprovar um orçamento de frete, é importante comparar as cotações para garantir que você está com o melhor custo-benefício.
2. Outra dica importante é que, ao solicitar um orçamento de frete, você deve fornecer o máximo de informações sobre a nota fiscal e a carga. Isso permitirá que as transportadoras elaborem um orçamento mais preciso e você não tenha problemas com custos adicionais depois de ter aprovado o valor inicial.
3. Sempre busque negociar o preço e o prazo. Em casos em que é possível negociar com a transportadora, sempre apresente argumentos sólidos para justificar sua proposta. Por exemplo, você pode negociar o valor caso tenha uma constância no transporte ou esteja enviando grande quantidade de pedidos.
Em resumo, a visibilidade do orçamento de frete por meio de dashboards e indicadores claros e contatando com a ajuda de um sistema TMS automatizado, como o Active OnSupply, é essencial para otimizar seus custos logísticos e aumentar a lucratividade.
Por meio do acompanhamento estratégico e da aplicação das dicas apresentadas, é possível obter o melhor custo-benefício e garantir o sucesso das operações de transporte.
Então, você quer ter visibilidade dos seus orçamentos de frete?
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