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Nos dicionários, “comunicação” é definida como “troca de informações”, “ação de transmitir uma mensagem” e até “estabelecer uma relação com algo ou alguém”.
A velocidade na troca de informações é algo que vem evoluindo cada vez mais. Por exemplo, quando precisa se comunicar com uma pessoa que está distante, você consegue se imaginar enviando uma carta e esperando semanas por uma resposta? Isso funcionou muito bem por décadas, mas hoje em dia não nos atende mais.
A tecnologia nos ajudou muito a ter respostas mais rápidas. Evoluímos para o telefone, e-mail, e, atualmente, o WhatsApp, que nos permite ter uma resposta em poucos minutos, ou até em tempo real.
Estamos acostumados com respostas rápidas. A grande maioria das pessoas desaprendeu a esperar. Não digo que isso é bom ou ruim, é apenas uma característica dessa década. Uma característica que tende a se intensificar cada vez mais, pelo que podemos perceber.
Mas, afinal, o que tudo isso tem a ver com a logística? Tem tudo a ver com a logística!
Em qualquer área de uma empresa, é preciso trocar informações. No ambiente corporativo, a velocidade com que a informação chega reflete na qualidade dos serviços prestados ao cliente.
Hoje, vamos falar sobre a importância da boa comunicação na logística e dar dicas de como melhorar esse aspecto da sua empresa.
O grande objetivo da empresa toda
Não importa se você trabalha na logística, administrativo, vendas, financeiro, fiscal… O objetivo final é sempre o mesmo: entregar para o cliente. É aí que o ciclo se fecha.
Para que a empresa tenha lucro e possa “sustentar” todas as áreas, é preciso produzir um produto, que precisa ser vendido para o cliente, que precisa receber a sua mercadoria.
Em todo esse processo, a comunicação está mais do que presente. Ela é fundamental a todo momento.
Como já falamos, o objetivo da comunicação é transmitir uma informação. Na logística, essa “informação” pode ser uma posição de entrega, uma ocorrência, um CT-e ou nota fiscal, por exemplo.
Vamos falar sobre duas vertentes importantes: a comunicação interna e comunicação com clientes e parceiros.
Comunicação na logística a na empresa toda: Produtividade e Qualidade!
Como já falamos na matéria sobre logística Integrada, em uma empresa a comunicação entre as áreas precisa obrigatoriamente ser muito eficiente. Afinal, um setor realmente depende do outro.
O comercial precisa saber se seu cliente já recebeu a mercadoria e como está o andamento da entrega.
O financeiro precisa de informações da logística para saber se os valores cobrados pela transportadora estão corretos.
É imprescindível que todos que precisarem de uma informação que faça parte do processo tenham acesso a ela rapidamente.
A má comunicação na logística e na empresa como um todo pode causar grandes problemas nos resultados, nas finanças e no relacionamento com clientes e parceiros.
Comunicação com clientes e parceiros: Não perca a credibilidade!
Falando em clientes, quando um cliente liga pedindo uma informação, para saber se a mercadoria está chegando, por exemplo, o que vai acontecer? A equipe saberá responder de imediato? Você sabe como está o andamento das entregas? Como a transportadora te posiciona sobre o andamento das entregas e as ocorrências?
Se você só fica sabendo que houve um problema na entrega quando o cliente liga para reclamar, tem algo muito errado aí!
Ter a informação em mãos e, de preferência, em tempo real, evita muitos constrangimentos, dores de cabeça e até prejuízos.
Sabemos que imprevistos podem acontecer a qualquer momento, principalmente no transporte. Mas é imprescindível que essa informação chegue rápido o suficiente para que você e sua equipe possam resolver o problema de forma proativa e não reativa, ou seja, antes mesmo que o cliente perceba.
Por isso, para uma boa comunicação na logística, é importante que as informações de todas as áreas sejam de fácil acesso.
De preferência, que estejam em uma única base, onde todos os interessados possam acessar a qualquer momento aquilo que é cabível para cada setor.
Mas como fazer isso? Existem plataformas de gestão logística que integram todas as áreas da empresa, os clientes e os fornecedores.
Assim, todas as informações ficam disponíveis para os interessados no processo, facilitando a resolução de problemas, trazendo confiança para o seu cliente e credibilidade para sua empresa.
Essas plataformas são os sistemas TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte e Logística). Mas, diferente dos sistemas mais antigos, os softwares atuais são em nuvem, totalmente online, o que possibilita essa centralização de informações.
Hoje em dia, a maior parte das nossas informações já estão na nuvem: e-mail, redes sociais, praticamente tudo que acessamos online.
Essa é a forma mais segura de armazenar dados importantes, já que não há risco de perdê-los caso seu computador queime ou seja roubado.
Utilizando um sistema de gerenciamento de transporte, como o Active OnSupply, por exemplo:
- os seus transportadores podem te posicionar sobre o andamento das entregas lançando ações de ocorrências sem que você precise ligar para ter essa informação;
- o comercial também pode ter acesso para saber se o seu cliente recebeu ou não a mercadoria;
- o cliente, por sua vez, não precisará ligar para saber sobre a entrega. Ele pode acessar o andamento das entregas online, com poucos cliques e a qualquer hora do dia;
- o financeiro terá a certeza de que os valores cobrados pela transportadora realmente estão corretos, e que os CT-es serão pagos uma única vez, sem duplicidade. Isso porque o sistema fará a conferência e auditoria automaticamente, mostrando apenas os CT-es que têm alguma divergência para ser resolvida;
Tudo isso em um único sistema, uma única base, uma comunicação unificada, eficiente e rápida.
Esse é o futuro e o presente da logística! As empresas que já têm essa visão e atuam dessa maneira, com certeza estão um passo à frente.
E então o que achou dessa matéria? Deixe seu comentário e compartilhe com seus amigos da logística, vai ser útil pra eles também.
Muito obrigada e até a próxima!